Жоба авторы: Әкімхан Салтанат Әкімханқызы Ғылыми жетекші: Джумабаев Серик Асетович
ф.-м.ғ.к, профессор
Жоба идеясы Цифрлық әкімдікті дамыту үшін есептілікті автоматтандыру Проблемалық
жағдай (кейс) Қазақстан Республикасының жергілікті атқарушы органдары тиісті аумақтың даму мүдделерімен және қажеттіліктерімен ұштастыра отырып, тиісті аумақтың дамуын ескере отырып, жалпымемлекеттік саясатты жүзеге асыратын атқарушы органдардың бірыңғай жүйесіне енгізілген [1].
Жергілікті атқарушы органдар биліктің ашықтығын, тиімділікті бағалауды және халықтың шешім қабылдауға қатысуын қамтамасыз ете отырып, жоғары тұрған органдар мен халыққа есеп береді.
Қазіргі уақытта жергілікті атқарушы органдарда 2660 құжат бар, оның әрбір 5 құжаты жергілікті атқарушы органның барлық деңгейлерінде қалыптастырылады, өңделеді және беріледі. Қағаз түрінде құжаттардың 409 немесе 15%-ы жүргізіледі, есепті мәліметтердің 57%-ы (565-тен 323-і) ЖАО-мен WORD, EXCEL форматтарында қолмен қалыптастырылады және электрондық құжат айналымы бойынша беріледі. Бұл ретте деректердің бірнеше рет қайталануы (ЭҚАБЖ) және деректерді енгізу кезінде қателер орын алатынын ескеру қажет. Сондай-ақ, есептер ЖАО- ның барлық ақпараттық ресурстарының 6% үлесін алатынын атап өткен жөн [2].
Қазіргі уақытта әр жергілікті атқарушы органдарға ай сайын есептердің 130-дан астам түрі келеді. Бұл жергілікті атқарушы органдарға айтарлықтай жүктемені және есептілікті дайындауға және ұсынуға көп уақыт пен ресурстарды жұмсау қажеттілігін көрсетеді. ЖАО-дағы құжаттардың 40%-ы орталық мемлекеттік органның сұратулары болып табылады. Бұл орталық билік органдарының жергілікті атқарушы органдардың жұмысын бақылаудағы маңыздылығын көрсетеді. 2021 жылдың қаңтар-қараша айларында ЖАО-да барлығы 485 635 кіріс құжаттары тіркелді. Оның 84 616-сы ДИРОРД болса, 115 319 құжат ОМО- мен байланысты болды. Бұл орталық органдармен жұмыс пен өзара әрекеттестіктің айтарлықтай көлемін көрсетеді. Бұл жергілікті атқарушы органдар орталық билік органдарының есептілігі мен сұраныстарының жоғары жүктемесіне тап болатындығын көрсетеді. Есептілікті жинау мен өңдеудің тиімдірек жүйелерін енгізуді, сондай-ақ ақпарат алмасу процесін жеңілдету және есептілікті дайындау мен ұсынуға кететін уақытты азайту үшін ОМО-мен өзара әрекеттесуді жақсарту қажеттілігі туындайды.
Шетелдік тәжірибені және қазақстандық тәжірибені ескере отырып, онда Қазақстан ЖАО-дағы басқару жүктемесінің нормалары бойынша көрсеткіштерге сәйкес ЖАО персоналының жалпы санының орта есеппен 36%-ы басшылық позициялар құрайтынын көрсетеді. Яғни, бір басқарушылық лауазымға 3,08 бағынышты орындаушыдан келеді, ал ЭЫДҰ елдерінің халықаралық тәжірибесінде бұл көрсеткіш кемінде екі есе
тиісінше – 1-ге 7, Канадада – 1-ге 8, АҚШ-та – 1-ге 8,4, Швецияда - ЖАО- да 1 басшы лауазымға 27.5 бағынышты құрайды. Бұл жағдай ЖАО-ның иерархиялық құрылымында басқарудың артық деңгейлерінің болуының көрсеткіші болып табылады, сондай-ақ орындаушылардың жүктемесін түсіндіреді және есептілікті қағазсыз тапсырудың дамуына кедергі келтіреді [3].
Ақпараттық жүйелердің өсуіне қарамастан, негізгі проблема есептілікті қолмен дайындау болып қала береді, оның ішінде қағаз түрінде дайындай мемлекеттік қызметшілердің жұмыс уақытының үлкен үлесін алады.
1. ЖАО және ОМО жүйелері арасындағы өзара іс-қимылдың төмен деңгейі;
2. Бюрократияға байланысты есепті тапсыру кезінде қағаз құжат айналымын көп пайдалану, сондай-ақ есептерді пысықтауға жіберген жағдайда оны қағаз жеткізгіштерде қайта тапсыру;
3. Есептерді дайындау және өңдеу кезінде бір мемлекеттік қызметшінің бірнеше ақпараттық жүйелерді пайдалануы;
4. Реттелмеген есептерді сұрайтын мемлекеттік органдардың көп саны (еркін нысаны мен құрылымы, мерзімдері ерікті түрде белгіленеді).
Нәтижесінде ЖАО мамандарының жұмысын болжау және жоспарлау, жүктемені есептеу қиын.
Аталмыш проблеманың қазірде бар шешімдері
Президенттің Жарлығымен 2022 жылғы сәуірден бастап жүйелі және қолданбалы шаралар кешені көзделген, оларды іске асыру бюрократизация шеңберінде құжат айналымы мен есептілікті қысқартуды қамтамасыз етеді [4].
Ақпаратты цифрлық форматта жинау, сақтау, талдау және бөлісу және әлеуметтік өзара әрекеттесу тәсілдерін түрлендіру үшін «үлкен деректер»
технологиясы, бұлтты есептеу, интернет және басқа да инновациялық технологиялар қолданылады. Цифрландырылған, желілік және зияткерлік технологиялардың арқасында әкімдіктің қазіргі қызметі неғұрлым икемді, серпінді және ойластырылған бола түсуде. АҚШ, Канада, Жапония, Германия сияқты дамыған елдердің көпшілігі цифрлық технологияны алдағы онжылдықтардағы стратегиялық мақсат ретінде өз қоғамында алға жылжытуда [5]. Мемлекеттік сектордағы цифрлық дамудың көп қырлылығын ескере отырып, ол мемлекеттік құрылымдар электронды түрде ұсынатын қызметтер, ішкі операцияларды автоматтандыру және әртүрлі құрылымдар арасындағы өзара әрекеттесу, институционалдық орта және цифрлық дамуды реттейтін құқықтық негіздер сияқты бірқатар маңызды элементтерді қамтитынын атап өткен жөн [6].
А. Кроули мен Б. Йина «lean startup» (үнемді стартап) принциптерін қолдануды, сондай-ақ тиімді шешімдер қабылдау және нарықтағы өзгерістерге тез бейімделу үшін деректерді белсенді түрде жинауды және талдауды ұсынады. Қазақстанның ЖАО-да "lean analytics" (үнемді талдау) тәсілін қолдану ЖАО-ның ақпараттық жұмысын оңтайландыруға көмектеседі [7].
Қазіргі уақытта ЖАО үшін үлгі бола алатын қағаз құжат айналымынсыз есептілікті сәтті жүргізудің көптеген шетелдік тәжірибелер бар:
Мысалы, Эстония әкімдіктерде есептілікті жеңілдету және автоматтандыру үшін электрондық жүйелерді әзірледі және енгізді.
Азаматтар мен ұйымдарға мемлекеттік органдармен онлайн өзара іс- қимыл жасауға мүмкіндік беретін e-Government маңызды құрал болып табылады. Осы инновациялардың арқасында Эстония есеп беру көлемін қысқартты, тиімділікті арттырды және мемлекеттік органдармен өзара
әрекеттесуді жақсартты. Олар сондай-ақ бір ғана (once-only) және деректерді бөлісу (data sharing) принциптерін қолданды, бұл билік арасында деректерді беру мен бөлісуді жеңілдетті. Нәтижесінде Эстония уақыт пен ресурстарды үнемдеуге қол жеткізіп, басқару тиімділігін арттырып, ыңғайлы өзара әрекеттесуді қамтамасыз етті [8].
Норвегия цифрлық технологиялар мен электронды жүйелерді енгізу арқылы процестерді автоматтандырады және қағазбастылықты азайтады.
2008 жылдан бастап Норвегия барлық мемлекеттік қызметтерді электронды форматқа көшіру үшін «Қағаз құжаттарға балама» жобасымен жұмыс істейді. Бұл уақыт пен ресурстарды қысқартады, ақпаратқа қол жеткізуді және билік арасында деректер алмасуды жеңілдетеді. Олар сонымен қатар процестерді оңтайландыру үшін есеп беру талаптарын талдайды және бағалайды. Бұл мүдделі тараптардың қатысуы және есеп беру пайдаланушыларының кері байланысы жүйенің сапасы мен тиімділігін жақсартуда маңызды рөл атқарады [9].
Дания есеп беруді сәтті қысқартудың мысалы болып табылады. Олар процестерді автоматтандыратын және қолмен есеп беру қажеттілігін азайтатын электрондық жүйелерді әзірледі және енгізді. Мысалы, 2017 жылы олар «Жалғыз портал» жүйесін енгізді, онда кәсіпорындар барлық МО үшін есептер мен құжаттарды бірыңғай электрондық форматта жібере алады. Дания сонымен қатар кәсіпорындар туралы ақпаратты тек бір рет жинап, оны барлық мемлекеттік органдарға қолжетімді ету арқылы once- only принципін белсенді қолданады. Бұл шаралар бюрократияны едәуір төмендетіп, Данияда есеп берудің тиімділігін арттырды [10].
Артықшылықтары
− Ақпарат бір рет жиналады және оны көптеген мемлекеттік органдар қайта толтырмай пайдаланады;
− Барлық МО үшін бірыңғай электрондық форматта есептіліктің барлық түрлерін жіберу;
− Процестерді оңтайландыру үшін есеп беру талаптарын талдау және бағалау жүргізіледі.
Кемшіліктері
− Әр түрлі ақпараттық жүйелер арқылы есеп беру әртүрлі форматтар мен стандарттарға ие, бұл есептілікті қабылдаудан бас тартуға немесе оны өңдеу кезінде қателіктерге әкеледі.
− Регламенттелмеген есеп беру әдетте қағазбастылықты және одан да көп бизнес-процестерді қажет етеді.
Аталмыш проблеманың ұсынылатын шешімі
Әкімдіктің есептілігін цифрландыруды енгізу кезектілігі:
1. Қазақстанда орын алып отырған бюрократия мәселесін ескеретін болсақ және мемлекеттік органдардың жұмыстары қатаң түрде бұйрықта немесе заңдық күші бар құжаттарда тіркелу қажеттілігіне байланысты есеп тапсыруды автоматтандыру және есеп тапсыруда қағаз құжат айналымын болдырмау үшін әр жергілікті атқарушы орган өз деңгейінде тапсырмаларды кезең-кезеңімен орындайтын бизнес-процесстерден тұратын бұйрық әзірлеу ұсынылады.
2. Жергілікті атқарушы органдардың барлығына ортақ «Есептер тізілімін» бекіту ұсынылады. Есептер тізілімі – бұл әртүрлі ЖАО есептерін жинайтын және сақтайтын жүйе.
Есептер тізілімі келеcі бөлімдерді қамтуы тиіс:
− Қамтылған мәліметтері бар есептің атауы;
− Есепті ұсыну кезеңділігі;
− Есеп жолдамасының адресаты.
3. Есеп беру кезінде шешім қабылдау үшін негізгі көрсеткіштер мен визуалды деректерді беретін бақылау тақтасын (дашборд) құру. Ол ақпаратты ыңғайлы және көрнекі түрде беру арқылы талдау уақытын қысқартуға және шешім қабылдау процесін жеңілдетуге көмектеседі.
Бақылау тақталары дерекқордан, API немесе басқа көздерден деректерді автоматты түрде импорттауды, сондай-ақ оларды алдын ала өңдеу мен біріктіруді қамтуы керек.
4. Есептілікті автоматты түрде қалыптастыру үшін өтпелі талдама платформасын құру. Бұл платформа қол еңбегін барынша азайта отырып, әртүрлі көздерден есептерді автоматты түрде жинауға, өңдеуге және қалыптастыруға мүмкіндік береді. Сонымен қатар, ол әртүрлі жүйелер мен көздерден алынған деректерді бір көзге біріктіреді.
Мүмкіндіктер
− Мемлекеттік қызметшілердің уақыт пен еңбек шығындарын азайту;
− Есеп беру үшін бірыңғай платформаны пайдалану;
− Есептер бойынша қайталанатын сұрауларды алып тастау және ақпаратты құрылымдау.
Тәуекелдер
Автоматтандырылған есептілікті енгізуде бюрократиялық рәсімдердің болуы.
Күтілетін
нәтиже − Автоматтандырылған есеп беру жүйесін енгізу арқылы деректерді толтыру, жинау және өңдеу кезінде адами қателіктерді азайту;
− Орталықтандыру, сондай-ақ ақпаратты автоматты түрде сақтық көшірмелеу және қорғау арқылы деректерді қорғаудың сенімділігін арттыруға қол жеткізу үшін деректерді сақтау;
− Қағаз құжаттарды басып шығару, жеткізу және сақтау шығындарын азайту немесе алып тастау, сондай-ақ есептерді қолмен өңдеумен айналысатын қызметкерлердің тиімділігін қарастыру;
− Өтпелі талдамаға өту арқылы есеп беру ұғымын алып тастау.
Әдебиет 1 1995 жылы 30 тамызда республикалық референдумда қабылданған
«Қазақстан Республикасының Конституциясы» // Қазақстан Республикасы
«Әділет» нормативтік құқықтық актілерінің ақпараттық-құқықтық жүйесі.
– URL: https://adilet.zan.kz/kaz/docs/K950001000.
2 «Ақылды қалаларды» салуға әдістемелік ұсынымдарды бекіту туралы (Қазақстан Республикасының «Ақылды қалаларының» эталондық стандарты) // Қазақстан Республикасы инновациялар және аэроғарыш
өнеркәсібі министрлігінің ресми сайты.
https://www.gov.kz/memleket/entities/mdai/documents/details/361341?lang=r u. Жүгінген күні 11.09.2022ж.
3 Отчет по результатам функционального анализа местных исполнительных органов городов республиканского значения и областей Республики Казахстан // Ernst & Young ресми сайты. 2021. – 26б, https://www.ey.com/ru_kz. Жүгінген күні: 13.04.2023ж.
4 Қазақстан Республикасы Президентінің 2022 жылғы 13 сәуірдегі №872
«Мемлекеттік аппараттың қызметін бюрократиядан арылту жөніндегі шаралар туралы» Жарлығы // Қазақстан Республикасы «Әділет»
нормативтік құқықтық актілерінің ақпараттық-құқықтық жүйесі. – URL:
https://adilet.zan.kz/rus/docs/U2200000872.
5 Логуа Р.А., Балюков А.С, Электронное правительство в цифровую эпоху: концепция, практика, развитие / Основы экономики, управления и права. №5(17). 2014. – 12-19б.