Делопроизводство в Казахстане. № 12, 2021

(1)

Электронная система

«ACTUALIS: Кадровое дело»

Получите демо-доступ БЕСПЛАТНО на сайте vip-kadry.mcfr.kz

НОВОЕ в электронной системе:

2021 ЖЫЛЫ ҚҰЖАТТАРДЫҢ ҚҰНДЫЛЫҚ САРАПТАМАСЫ ТУРАЛЫ ІС ЖҮРГІЗУШІДЕН ҮШ СҰРАҚ

КЕЙІНГЕ ҚАЛДЫРУҒА БОЛАТЫН ЖƏНЕ БОЛМАЙТЫН ІС ЖҮРГІЗУШІГЕ АРНАЛҒАН ЖЕЛТОҚСАННЫҢ МАҢЫЗДЫ ІСТЕРІ 2021 ЖЫЛЫ ВИРТУАЛДЫ КОРПОРАТИВКЕ АРНАЛҒАН БЕС ИДЕЯ: ОНЛАЙН-ОТЫРЫС КЕЗІНДЕ НЕНІ ЕСКЕРУ КЕРЕК

ТРИ ВОПРОСА ОТ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ ПРО ЭКСПЕРТИЗУ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В 2021 ГОДУ

ВАЖНЫЕ ДЕЛА ДЕКАБРЯ

ДЛЯ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ, КОТОРЫЕ НЕЛЬЗЯ И МОЖНО ОТЛОЖИТЬ

ПЯТЬ ИДЕЙ ДЛЯ ВИРТУАЛЬНОГО КОРПОРАТИВА В 2021 ГОДУ:

ЧТО УЧЕСТЬ ПРИ ОНЛАЙН-ЗАСТОЛЬЕ

ISSN 1996-2029

2021

ДЕЛОПРОИЗ ВОДСТВО

В КАЗАХСТАНЕ ҚАЗАҚСТАНДА

ІС ҚАҒАЗДАР ЫН ЖҮРГІЗУ

12 (180)

^www.kadry^.mcfr.kz

(2)

Ағымдағы 2021 жыл кадрлық іс қағаздарын жүргізу мамандары және архив ісі саласындағы мамандар үшін үлкен сынақ болды. Пандемия тудырған қашықтан жұмыс істеу форматы кадрлық электронды құжат айналымының дамуына, заманауи технологияларды меңгеруге түрткі болды. Іс қағаздарын жүргізушілер «дала жағдайында» жұмыс істеуге, тәжірибе жасауға, жаңа білімді меңгеруге, заңдардағы өзгерістерді үнемі бақылап отыруға мәжбүр болды.

Жаңа жағдайларда архив мекемелерінің мамандарына да санитарлық-эпидемияға қарсы шараларға байланысты шектеулерді ескере отырып, өз жұмысын қайта құруға, архивтер қызметінің негізгі бағыттарын жүзеге асырудың жаңа тәсілдері мен әдістерін іздестіруге, олардың тиімділігін арттыруға тура келді.

Осындай қиын-қыстау кезеңде «Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу» журналы іс қағаздарын жүргізу мен архив ісі саласындағы үнемі өзгеріп отырған нормативтік-құқықтық актілердің, оқиғалардың ағынында сенімді тірек, сабырлы ұстаз бен тәжірибелі жолсерікке айналды.

Белсенді жұмыс, жылдар бойы жинақталған тәжірибе, болжау қабілеті «МЦФЭР–Казахстан» ЖШС цифрлық баспасының қызметкерлеріне осы қиын кезеңде компанияның ақпараттық өнімдерін сақтап қана қоймай, олардың сапасын жақсартуға және пайдаланушылар аудиториясын көбейтуге мүмкіндік берді. Бұл компания қызметкерлерінің жоғары кәсіпқойлығы мен өз істеріне адалдығын дәлелдейді. Сондықтан да ұзақ жылдар бойы «Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу» журналы архив ісі мамандарына, басшылар мен іс жүргізушілерге арналған кәсіби, сауатты басылым болып табылады.

Биылғы жылғы өзара тиімді ынтымақтастық үшін алғысымды білдіремін. 2022 жылы серіктестігімізді одан да жемісті ететін жаңа жобалар болады деп сенеміз.

Әріптестерімді – «МЦФЭР–Казахстан» ЖШС цифрлық баспасының қызметкерлерін, серіктестерді, сарапшыларды және

«Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу» журналының жазылушыларын ел тағдырындағы маңызды тарихи дата – Қазақстан Республикасы Тәуелсіздігінің 30 жылдығымен және келе жатқан 2022 жылмен құттықтаймын! Компанияның дамуы мен өркендеуін, қаржылық тұрақтылық пен жаңа табысты жобалар тілеймін!

Жаңа жыл әр адамның өмірінде ерекше болсын: кәсіби, қоғамдық салалардағы істеріңіз және жеке өмірлеріңіз сәттілікке толы болсын! Денсаулық, молшылық, болашаққа деген сенім тілеймін!

Қазақстан Республикасы

Орталық мемлекеттік архивінің директоры С. Шілдебай

Уходящий 2021 год без преувеличения стал испытанием для специалистов кадрового делопроизводства, архивного дела.

Дистанционный формат работы, вызванный пандемией, подтолкнул развитие электронного кадрового документооборота, освоение современных технологий. Делопроизводители были вынуждены работать в «полевых условиях», экспериментировать, осваивать новые знания, постоянно мониторить изменения в законах.

В новых обстоятельствах специалистам архивных учреждений также пришлось перестраивать работу с учётом ограничений, связанных с санитарно-противоэпидемическими мерами, искать новые подходы и методы для реализации основных направлений деятельности архивов, их эффективного функционирования.

В это непростое время журнал «Делопроизводство в Казахстане» стал надёжной опорой, терпеливым учителем и опытным проводником в океане меняющихся нормативно-правовых актов, событий в сфере делопроизводства и архивного дела.

Работа на опережение, накопленный на протяжении многих лет опыт, способность прогнозировать позволила сотрудникам Цифрового издательства ТОО «МЦФЭР–Казахстан» не только сохранить информационные продукты компании в это непростое время, но и улучшить их качество, увеличить аудиторию пользователей. Это доказывает высокий профессионализм сотрудников компании и преданность делу. Именно поэтому на протяжении многих лет журнал «Делопроизводство в Казахстане» является профессиональным, компетентным изданием для специалистов архивного дела, руководителей и делопроизводителей.

Выражаю благодарность за взаимовыгодное сотрудничество в уходящем году. Надеемся, что в 2022 году появятся новые проекты, которые сделают наше партнёрство ещё более плодотворным.

Поздравляю коллег – работников Цифрового издательства ТОО «МЦФЭР–Казахстан», партнёров, экспертов и подписчиков журнала «Делопроизводство в Казахстане» – с ключевой исторической датой в судьбе страны – 30-летием Независимости Республики Казахстан и с наступающим 2022 годом! Желаю компании развития и процветания, финансовой стабильности и новых успешных проектов!

Пусть Новый год станет особенным в жизни каждого человека: не будет потерь и разочарований. А их место займут победы и радости! Здоровья, исполнения планов и позитивного отношения к жизни!

Директор Центрального государственного

архива Республики Казахстан С. Шілдебай

Құрметті әріптестер!

Уважаемые коллеги!

(3)

ұрметті оқырмандар!

важаемые читатели!

Примите искренние поздравления с Днём независимости и наступающим Новым годом! Пусть всё хорошее, что радовало вас в уходящем году, найдёт продолжение в году наступающем! Желаем вам крепкого здоровья, благополучия вашим родным и близким и много ярких, позитивных моментов в жизни. Оставайтесь с нами и пусть все ваши мечты сбываются, а новые начинания и проекты приводят к успеху!

В праздничном номере журнала эксперты подготовили для вас мини-курс и ответили на три вопроса от делопроизводителя про экспертизу ценности документов.

Декабрь – хоть и последний, но вполне полноценный месяц года, когда производственные и бизнес- процессы идут своим чередом. Не слушайте тех, кто пытается загрузить вас накануне новогодних праздников неотложными делами. Мы подготовили реальный список горячих дел, которые необходимо завершить до конца декабря. Остальное отложите на начало 2022 года.

С наступлением пандемии многие компании не проводят новогодние корпоративы. Причин много, но не грустите, выход есть – виртуальная вечеринка. Мы расскажем какие идеи спасут новогодний онлайн-корпоратив и какие подарки подобрать сотрудникам.

Спасибо вам за оценки и комментарии к статьям. Для нас они очень важны!

Для вашего удобства журнал выходит в печатном и электронном форматах. Оформить подписку на них можно на сайте www.e.delopro.mcfr.kz. В электронной системе «ACTUALIS: Кадровое дело», доступной на сайте www.vip-kadry.mcfr.kz, размещено ещё больше актуальной и полезной информации.

Сіздерді Тəуелсіздік күнімен жəне келе жатқан Жаңа жылмен шын жүректен құттықтаймыз!

Өткен жылы сіздерді қуантқан барлық жақсылықтар келесі жылы да жалғасын тапсын! Сіздерге зор денсаулық, туыстарыңыз бен жақындарыңызға бақ-береке тілейміз, өмірлеріңізде көптеген жарқын, жағымды сəттер көп болсын! Бізбен бірге болыңыздар, барлық армандарыңыз орындалып, жаңа бастамалар мен жобалар табыс алып келсін!

Журналымыздың мерекелік санында сарапшылар сіздер үшін мини-курс дайындады жəне іс қағаздарын жүргізушіден келген құжаттардың құндылық сараптамасы туралы үш сұраққа жауап берді.

Желтоқсан – соңғы ай болса да, өндіріс пен бизнес-процестер əдеттегідей жүріп жатқан жылдың толық айы. Жаңа жылдық мерекелер қарсаңында сізді шұғыл істермен жүктеуге тырысатындарды тыңдамаңыз. Біз желтоқсан айының соңына дейін шұғыл істердің нақты тізімін дайындадық.

Қалғанын 2022 жылдың басына қалдырыңыз.

Пандемия басталысымен көптеген компаниялар жаңа жылдық корпоративтік іс-шараларды өткізбейтінін көрсетті. Оның себептері көп, бірақ мұңаймаңыз, бұдан шығудың жолы бар – виртуалды кеш. Біз жаңа жылдық онлайн-корпоративті қандай идеялар құтқаратынын жəне қызметкерлерге қандай сыйлықтар сыйлау керектігін айтып береміз.

Мақалаларға берген бағаларыңыз бен жазған пікірлеріңіз үшін алғысымызды айтамыз. Олар біз үшін өте маңызды!

Сіздерге қолайлы болу үшін журнал баспа жəне электрондық форматтарда шығады. Журналға www.e.delopro.mcfr.kz сайтында жазылуға болады. «ACTUALIS: Кадровое дело» электрондық жүйесінде өзекті жəне пайдалы ақпаратты көбірек табасыздар.

Жанна Цой, бас редактор, е-mail: [email protected] Издаётся с января 2007 года

Периодичность – 1 раз в месяц

12 (180) 2021

Собственник: ТОО «МЦФЭР–Казахстан»

Генеральный директор – Т. С. Бектурсынова ТОО «МЦФЭР–Казахстан»

Редакция тематического направления

«ОХРАНА ТРУДА, КАДРЫ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО»

Руководитель тематического направления – С. Е. Сергеенко

[email protected] Главный редактор журнала – Ж. Р. Цой

[email protected]

тел.: +7 (727) 323-62-29 (вн. 116) Редактор по работе с авторами – И. В. Пильгук

Литературный редактор-переводчик текстов на казахский язык – К. О. Исламова Руководитель отдела допечатной подготовки – А. Х. Дербесова Дизайнер-верстальщик – М. Д. Ниязбаева Адрес редакции: 050009, г. Алматы, ул. Шевченко, уг. ул. Радостовца, 165б/72г, офис 712

тел.: +7 (727) 323-62-29 (вн. 116) Отдел маркетинга

Бренд-менеджер – С. М. Талгатов, [email protected]

тел. +7 (727) 323-62-29 (вн. 134) Отдел адресной подписки и сбыта тел./факс: +7 (727) 323-62-12, 323-62-13 e-maіl: [email protected], і[email protected] Менеджер по работе с клиентами – Д. А. Тойчибеков

[email protected]

тел.: +7 (727) 323-62-12, 323-62-13 (вн. 127) Менеджер по работе с клиентами – Г. Е. Жантикеева

[email protected]

тел.: +7 (727) 323-62-12, 323-62-13 (вн. 130) Подписку можно оформить:

• по onlіne-заявке – www.kadry.mcfr.kz

• в редакции, в отделе адресной подписки

• по каталогам (подписной индекс – 75385) – «Казпочта»: почтовые отделения – «Евразия-пресс»: тел. +7 (727) 382-34-87 – «Эврика-пресс»: тел. +7 (727) 375-12-65 Свидетельство о постановке на учёт периодического печатного издания и информационного агентства № 15567-Ж от 18.09.2015 выдано Министерством по инвестициям и развитию Республики Казахстан. Комитет связи, информатизации и информации.

Мнение редакции может не совпадать с мнением авторов.

Перепечатка материалов, опубликованных в журнале, допускается только с письменного согласия редакции.

Представленные тексты нормативных правовых актов идентичны официально опубликованным версиям.

Редакция не несёт ответственности за содержание рекламных материалов.

PR-материал публикуется на правах рекламы.

Претензии по опубликованной рекламе принимаются в течение 10 календарных дней со дня выхода номера.

Подписано в печать 30.11.2021.

Формат 84×108¹/₁₆. Тираж 5 000 экз.

Печать офсетная. Бумага офсетная.

Заказ №____ Цена договорная.

ТОО «МЦФЭР–Казахстан». Юридический адрес:

050009, г. Алматы, ул. Шевченко, уг. ул. Радостовца, 165б/72г, офис 712.

Отпечатано в соответствии с предоставленными материалами

ҚАЗАҚСТАНДА

ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУ ІЗУ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

В КАЗАХСТАНЕ

(4)

РЕДАКЦИЯЛЫҚ КЕҢЕС РЕДАКЦИОННЫЙ СОВЕТ

А. Н. Нысанбаев

академик-секретарь Института философии, политологии и религиоведения Комитета науки Министерства образования и науки Республики Казахстан, академик НАН Республики Казахстан, доктор философских наук, профессор

В. П. Стремский

первый вице-ректор Института государственного и местного управления, кандидат исторических наук, профессор

Т. Н. Тойбаев

директор Республиканского государственного учреждения «Центральный государственный архив кинофотодокументов и звукозаписей»

Министерства культуры и спорта Республики Казахстан

З. Б. Агибетов

руководитель Департамента Комитета труда, социальной защиты и миграции Министерства труда и социальной защиты населения Республики Казахстан по Алматинской области

Р. С. Шимашева

руководитель управления по развитию языков, архивов и документации акимата

г. Алматы Ә. Н. Нысанбаев

Қазақстан Республикасы Білім және ғылым министрлігі Ғылым комитетінің Философия, саясаттану және дінтану институтының академик-хатшысы, Қазақстан Республикасы ҰҒА-ның академигі, философия ғылымдарының докторы, профессор

В. П. Стремский

Мемлекеттік және жергілікті басқару институтының бірінші вице-ректоры, тарих ғылымдарының

кандидаты, профессор

Т. Н. Тойбаев

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігі «Орталық мемлекеттік

кинофотоқұжаттар және дыбыстық жазба архиві» республикалық мемлекеттік мекемесінің директоры

З. Б. Агибетов

Қазақстан Республикасы Еңбек және халықты әлеуметтік қорғау министрлігі, әлеуметтік қорғау және көші-қон комитетінің Алматы облысы бойынша департаменті басшысы

Р. С. Шимашева

Алматы қаласы әкімдігінің Тілдерді дамыту, архивтер және құжаттама басқармасының басшысы

(5)

МАЗМҰНЫ

Іс қағаздарын жүргізушінің кітапханасы



ДЕМАЛЫС КҮНІ ЖҰМЫСҚА ТАРТУ ТУРАЛЫ

БҰЙРЫҚТЫҢ ҮЛГІСІ

Эмблемасы, логотип, тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі)

«Альтаир»

жауапкершілігі шектеулі серіктестігі

Товарищество с ограниченной ответственностью

БҰЙРЫҚ 2021 жылғы 13 желтоқсан Алматы қаласы

ПРИКАЗ № 45-Ж/Қ город Алматы Демалыс күні жұмысқа тарту туралы

Қазақстан Республикасының 2015 жылғы 23 қарашадағы № 414-V Еңбек кодексінің 85-бабына сәйкес және апат салдарын жою қажеттілігіне байланыс- ты БҰЙЫРАМЫН:

1. Демалыс күні – 2021 жылғы 16 желтоқсанда электрші М. А. Нұрашев оның жазбаша келісімімен жұмысқа тартылсын.

2. Қазақстан Республикасы Еңбек кодексінің 109-бабына сәйкес жел- тоқсанның демалыс күніндегі жұмысы үшін бір жарым есе мөлшердегі ақы белгіленсін.

3. Жалақы есептеген кезде бухгалтерия осы бұйрықты басшылыққа алсын.

Бас директор Әбдиев И. Әбдиев М. О.

Бұйрықпен таныстым:

13.12.2021 Нұрашев М. Нұрашев

№ ____ іске

Орындаушының аты-жөні Күні

(6)

Библиотека образцового делопроизводителя

ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА О ПРИВЛЕЧЕНИИ К РАБОТЕ В ВЫХОДНОЙ ДЕНЬ

БҰЙРЫҚ 13 декабря 2021 года Алматы қаласы

ПРИКАЗ № 45-Л/С город Алматы

О привлечении к работе в выходной день

В соответствии со ст. 85 Трудового кодекса Республики Казахстан от 23 но- ября 2015 года № 414-V и в связи с необходимостью устранения последствий аварии ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Привлечь к работе в выходной день – 16 декабря 2021 года электрика М. А. Нурашева с его письменного согласия.

2. Установить оплату за работу в выходной день – 16 декабря в полуторном размере согласно статье 109 Трудового кодекса Республики Казахстан.

3. Бухгалтерии при начислении заработной платы руководствоваться нас- тоящим приказом.

Генеральный директор Абдиев И. Абдиев М. П.

С приказом ознакомлен(-ы):

13.12.2021 Нурашев М. Нурашев

В дело № ____

Ф. И. О. исполнителя Дата

Эмблема, логотип, товарный знак

(знак обслуживания)

(7)

МАЗМҰНЫ

Келесі нөмірден оқитындарыңыз:

► Хатшыға арналған тренинг: жиналыстың хаттамасын қалай қатесіз жасау керек

► 2022 жылғы еңбек шарты туралы іс қағаздарын жүргізушіден 11 сұрақ

►

Басшыға идеяңды қалай сатуға болады

Шартты белгілер

ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУ ЖАТТЫҒУЛАРЫ Н. Григорьева

2021 жылы құжаттардың құндылық сараптамасы

туралы іс қағаздарын жүргізушіден үш сұрақ ... 9 ҚҰЖАТ РЕСІМДЕЙМІЗ

А. Адельгужин

Желтоқсан айының құжаты: мәжілістің хаттамасын

жасаймыз ... 12 АРХИВ ІСІ

Құжаттардың мінсіз архивін қалай жасауға

болады – егжей-тегжейлі талдайық ... 16 ХАТШЫҒА АРНАЛҒАН ПРАКТИКУМ

Іс қағаздарын жүргізушінің кейінге қалдыруға болмайтын және болатын желтоқсандағы маңызды істері ... 23 КОРПОРАТИВТІК ҚҰНДЫЛЫҚТАР

2021 жылғы виртуалды корпоративке арналған бес идея:

онлайн-мереке кезінде нені ескеру керек ... 26 А. Верещагина

Корпоративтік сыйлықтар:

сыйлау және қабылдау өнері ... 28 АҚПАРАТТЫҚ ТЕХНОЛОГИЯЛАР

Н. Артонкина

Power Pointта жаңа жылдық ашықхатты қалай жасауға болады: бес қарапайым қадам ... 33 КӘСІБИ ШЕБЕРЛІК МЕКТЕБІ

А. Тыналин

«Демалыс уақытына алмастыруға

өтініш жасаймыз» кейсі ... 37 ПСИХОЛОГИЯЛЫҚ ПРАКТИКУМ

А. Верещагина

Уытты позитивтілік: жалған эмоциялар несімен қауіпті ... 39 КӘСІБИ СЕРГІТУ СӘТІ

Суретті тест: сіз оптимистсіз бе әлде реалистсіз бе? ... 42 ЖАДЫНАМАЛАР ЖӘНЕ ШПАРГАЛКАЛАР

Жаңажылдық корпоративте өзіңізді қалай ұстау керек ... 44 СҰРАҚ – ЖАУАП ... 45

(8)

СОДЕРЖАНИЕ

ПРАКТИКУМ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ Н. Григорьева

Три вопроса от делопроизводителя про экспертизу

ценности документов в 2021 году ... 53 СОСТАВЛЯЕМ ДОКУМЕНТ

Документ декабря: составляем протокол совещания ... 56 АРХИВНОЕ ДЕЛО

Как создать идеальный архив документов –

разложим по полочкам ... 60 ПРАКТИКУМ ДЛЯ СЕКРЕТАРЯ

Важные дела декабря для делопроизводителя,

которые нельзя и можно отложить ... 67 КОРПОРАТИВНЫЕ ЦЕННОСТИ

Пять идей для виртуального корпоратива

в 2021 году: что учесть при онлайн-застолье ... 70 А. Верещагина

Корпоративные подарки:

искусство дарить и принимать ... 72 ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

Н. Артонкина

Как создать новогоднюю открытку в Power Point:

пять простых шагов ... 77 ШКОЛА ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО РОСТА

А. Тыналин

Кейс «Составляем заявление на замещение на время отпуска» ... 81 ПСИХОЛОГИЧЕСКИЙ ПРАКТИКУМ

Токсичная позитивность: чем опасны ложные эмоции ... 83 ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ РАЗМИНКА

Рисуночный тест: вы оптимист или реалист? ... 86 ПАМЯТКИ И ШПАРГАЛКИ

Как вести себя на новогоднем корпоративе ... 88 ВОПРОС – ОТВЕТ ... 89 Читайте

в следующем номере:

► Тренинг для секретаря:

как без ошибок составлять протокол совещания

► Топ-11 вопросов от делопроизводителя про трудовой договор в 2022 году

► Как продать свою идею руководителю

Условные обозначения

(9)

НОРМАТИВТІК ҚҰҚЫҚТЫҚ АКТІЛЕР

ҚОЛДАНЫЛАТЫН НОРМАТИВТІК ҚҰҚЫҚТЫҚ АКТІЛЕР ҚЫСҚАРТУЛАРЫНЫҢ ТІЗІМІ

ҚР АК (Жалпы бөлім) – Қазақстан Республикасының Азаматтық кодексі (Жалпы бөлім), Қазақстан Республикасының Жоғарғы кеңесі 1994 жылғы 27 желтоқсанда қабылдаған (2021.01.10. берілген өзгерістермен және то- лықтырулармен)

ҰАҚ құжаттарын сақтау және есепке алу қағидалары – «Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архивтік құжаттарды ведомстволық және жеке архивтердің қабылдау, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағида- лары туралы» Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 19 қыр- күйектегі № 575 қаулысымен бекітілген ҰАҚ құжаттарын қабылдау, сақтау, есепке алу мен пайдалану қағидалары

Құжаттама жасау қағидалары – Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 31 қазандағы № 703 қаулысымен бекітілген Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидалары (2020.30.11 берілген өзгерістермен және толықтырулармен)

Сақтау мерзімдерін көрсетілген үлгілік құжаттар тізбесі – Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің м. а. 2017 жылғы 29 қыркүйектегі № 263 бұйрығымен бекітілген Сақтау мерзімдерін көрсете отырып, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар қызметінде жаса- латын үлгілік құжаттар тізбесі (2021.25.10 берілген өзгерістермен және толықтырулармен)

/npd-doc?npmid=93&npid=280

npd-doc?npmid=93&npid=8488

(10)

НОРМАТИВНЫЕ ПРАВОВЫЕ АКТЫ

СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ НОРМАТИВНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ

ГК РК (Общая часть) – Гражданский кодекс Республики Казахстан (Об- щая часть), принят Верховным Советом Республики Казахстан 27 декабря 1994 года (с изменениями и дополнениями по состоянию на 01.10.2021)

Правила хранения и учёта документов НАФ – Правила приёма, хра- нения, учёта и использования документов Национального архивного фон- да и других архивных документов ведомственными и частными архива- ми, утверждённые постановлением Правительства Республики Казахстан от 19 сентября 2018 года № 575

Правила документирования – Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утверждённые пос- тановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года

№ 703 (с изменениями и дополнениями от 30.11.2020)

Перечень типовых документов с указанием сроков хранения– Пере- чень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения, утвер- ждённый приказом и. о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263 (с изменениями и дополнениями по состо- янию на 25.10.2021)

/ n p d -

doc?npmid=93&npid=271

/ n p d -

(11)

ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУ ЖАТТЫҒУЛАРЫ

Құжаттардың құндылық сараптамасын неден бастау керек

Еске салайық, құжаттардың құндылық сараптамасы әр жылдың соңында жүргізіледі. Бірақ бұған дейін компанияда істер номенклатурасының бар-жоғын тексеріңіз. Ол ұйымды ашқан кезде құрастырылады. Жоқ бол- са, жасаңыз. Істер номенклатурасына сараптама комиссиясы қол қояды, бекітілгеннен кейін ол бес жыл бойы жарамды болады. Істер номенкла- турасына сақтау мерзімдері бар барлық құжаттарды толығымен қосыңыз.

Сақтау мерзімдерін сақтау мерзімдері жазылған Үлгілік құжаттар тізімінде тексеріңіз. Онда сіз мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардың қызметінде қалыптасатын, сақтау мерзімі көрсетілген барлық құжаттарды таба аласыз. Және қатаң түрде осы тізімге сәйкес олар компания істерінің номенклатурасын құрайды. Ұйымның әртүрлі бөлімшелерінде құрастырылатын барлық құжаттар осы номенклатураға жазылады. Істер но- менклатурасы – бұл әр бөлім бойынша барлық құжаттардың тізімі. Тиісінше, компанияда қанша бөлім болса, істер номенклатурасында сонша бөлім болуы керек. Әрбір бөлімге өз нөмірі, өз ісінің индексі – номенклатуралық нөмірі беріледі.

Істерді номенклатураға енгізу үшін оларды үш бөлікке бөліңіз:

Бірінші бөлігі – сақтау мерзімі өткен құжаттар, олар бір жыл сақталады.

Яғни, құжатты сақтау мерзімі өткеннен кейін, бір жыл өткен соң, ол жойыла- ды. Екінші бөлігі – 10 жылға дейін сақталатын құжаттар.

Үшінші бөлігі – 10 жылдан астам сақтау мерзімдері бар құжаттар.

ПРОМОАНОНС: Әр жылдың соңына қарай ұйым белгілі бір сақтау мерзімі бар құжаттардың құндылығына сараптама жүргізуге міндетті. Мерзімі өткен кезде мұндай құжаттар жойылады.

2022 жылды іс қағаздарын жүргізуді реттеуден бастау үшін және сақтау мерзімі өткен құжаттарды іріктеп алуға үлгеру үшін сұрыптауды қазірден бастаңыз. Мақалада іс қағаздарын жүргізушіден үш маңызды сұраққа жауап таба аласыз және 2021 жылы сараптамаға және жоюға арналған құжаттарды дұрыс іріктейсіз.

2021 жылы құжаттардың құндылық сараптамасы туралы іс қағаздарын жүргізушіден үш сұрақ

Н. Григорьева, тәуелсіз HR -сарапш,

Алматы қ.

(12)

Жою туралы актіні қалай жасау керек

Тексеру кезінде сақтау мерзімі өтіп кеткен, бірақ әлі жоймаған құжаттарды табыңыз. Оларды жою актісіне (қосымша) енгізіңіз. Істер номенклатурасы сияқты жою актісіне комиссия мүшелері қол қоюға тиіс. Әр бөлім өз бетінше акт жасағаннан кейін, жалпы жою актісін жасайды. Оған өткен жылы мерзімі өткен барлық құжаттарды қосыңыз. Бұл істер номенклатурасына ұқсас жүзеге асырылады. Әрбір бөлім – өз істер номенклатурасын, сосын істердің жалпы номенклатурасын жасайды.

Құжаттарды дұрыс жоямыз

Ол үшін арнайы сараптау комиссиясы құрып, оның құрамына бөлімдердің (бөлімшелердің) бастықтарын (басшыларын) қосыңыз. Басшы төраға бола алады. Алдымен кәсіпорын қызметкері, іс жүргізу маманы құжаттарды үш бөлікке бөліп, архивке өткізеді. Жоюға жататын құжаттарға жою актісін жасап, комиссияға қол қоюға береді. Бірақ алдымен осы бөлімнің басшысы қол қояды.

Сараптау комиссиясы әр құжатты қарап, мерзімдердің сәйкес келуін тексереді. Егер сақтау мерзімі әлі аяқталмаса, ол қайтарылады және акт қайта жазылады. Құжаттарды жою туралы акт жасап, комиссия қол қойғаннан кейін – жойыңыз. Арнайы машиналарды – қағазды жұқа жолақтарға кесетін ұсақтағыштарды қолданыңыз. Сондай-ақ ескі қағазды қайта өңдеуге қабылдайтын компаниялар да бар.

Қосымша

«Асыл» ЖШС бас директоры АКТ №__________________ _____________________________________

Алматы қ. датасы «______»________________

Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің м. а. 2017 жылғы 29 қыр- күйектегі № 263 бұйрығымен бекітілген Сақтау мерзімдерін көрсете отырып, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар қызметінде жасалатын үлгілік құжаттар тізбесінің негізінде, жоюға «_____________________» ЖШС-нің практикалық мәні жойылған құжаттары іріктелді.

(13)

р/с№ Істің тақыры- бы немесе

іс тердің топтық тақырыбы

Істің да та- сы не месе іс тердің

соңғы дата лары

Бір жылғы (жылдарда- ғы) тізімде- мелердің номенкла- турасы

Номенклату- ра бойынша істің (томның, бөліктің) индексі

немесе тізім бойынша істің №

Саны Істердің (томдар- дың, бө- лік тердің)

сақтау мерзімі

Істің (томның, бөліктің) ескертпесі және

Тізбе бойын- ша баптардың

нөмірлері

1 2 3 4 5 6 7 8

1 Демалыстар-

дың кестесі 2017 жыл 2 02-08 1 1 жыл

2 Жұмыс уақы- тын есепке алу табелі

2012 жыл 2 02-05 12 5 жыл

Барлығы:_______________________________іс__________жылдарға (санмен және жазумен)

Құжаттардың құндылық сараптамасын өткізген

тұлғаның лауазым атауы қолтаңбасы Қолтаңбаның толық жазылуы Датасы

Істер саны бойынша құжаттар, кг салмағымен___________________________________________________

(санмен және жазумен)

________________ қабылдау-тапсыру жөнелтпе құжаты бойынша қайта өңдеуге тапсырылды.

(ұйым атауы) Құжаттарды тапсырған ұйым жұмыскерінің

лауазым атауы қолтаңбасы Қолтаңбаның толық жазылуы Актіні келесі құрамы бар комиссия құрды:

Комиссия төрағасы:_____________________________________________________

(лауазымы, аты-жөні) Комиссия мүшелері:

1.__________________________________________

(лауазымы, аты-жөні)

2.__________________________________________

3.__________________________________________

4.__________________________________________

5.__________________________________________

А4 (210Х297) форматы

(14)

ҚҰЖАТ РЕСІМДЕЙМІЗ

« »

Æ елтоқсан айының құжаты: мәжілістің

хаттамасын жасаймыз

А. Адельгужин, құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және құжаттарды архивтік сақтау жөніндегі сарапшы, Алматы қ.

Құрметті оқырмандар, ай сайын «Құжат ресімдейміз» айдарында заңнаманың соңғы талаптарын ескере отырып, әртүрлі құжаттарды дайындау мен ресімдеудің ерекше белгілерін егжей-тегжейлі талдауды жалғастырамыз. Ал жаңа шығарылымда желтоқсан құжатымен танысып, құжаттарды ресімдеу тәртібін қаншалықты білетініңізді тексеруді ұсынамыз.

ПРОМОАНОНС: Құрметті оқырмандар, ай сайын «Құжат ресімдейміз»

айдарында заңнаманың соңғы талаптарын ескере отырып, әртүрлі құжаттарды дайындау мен ресімдеудің ерекше белгілерін егжей-тегжейлі талдауды жалғастырамыз. Ал жаңа шығарылымда желтоқсан құжатымен танысып, құжаттарды ресімдеу тәртібін қаншалықты білетініңізді тексеруді ұсынамыз.

Хаттама ‒ бұл отырыстарда, мәжілістерде, алқалы органдар жұмысының басқа да нысандарында мәселелерді талқылау және шешімдер қабылдау ба- рысын белгілейтін құжат.

Бұйрық мәтінін ресімдеудің ерекшелігін кестеде түсіндіреміз.

(15)

Мәжілістің хаттамасы

«МҰРАГЕР»

ХАТТАМА ПРОТОКОЛ

10.12.2021

Құжат жасалған жер (мемлекеттік тілде)

№ 40Құжат жасалған жер (орыс немесе өзге тілде)

Төраға ______________________________________________________________________

(атының, әкесінің атының бас әріптері, тегі) Хатшы ______________________________________________________________________

(атының, әкесінің атының бас әріптері, тегі) Қатысқан __________________________________________________________________

(атының, әкесінің атының бас әріптері, тегі) Күн тәртібі:

1. Мәселе не туралы. Лауазым атауы, ілік септігінде Т. А. Ә. баяндамасы (есеп, хабарлама).

2. Не туралы (бұдан әрі – 1-ші тармақтағыдай).

1. ТЫҢДАЛДЫ:

А. Ә. Тегі – Баяндаманың жазбасы (баяндаманың мәтіні қоса беріледі).

СӨЗ СӨЙЛЕДІ:

А. Ә. Тегі – Сөйлеген сөздерінің жазбасы (Сөйлеген сөздерінің мәтіні қоса беріледі).

ШЕШТІ:

1.1. Қаулы ететін бөлігі келесі сұлба бойынша: іс-әрекет – орындаушы – мерзімі.

1.2. Қаулы ететін бөлігі келесі сұлба бойынша: іс-әрекет – орындаушы – мерзімі.

2. ТЫҢДАЛДЫ:

Күн тәртібінің екінші мәселесін қарау бірінші мәселенің сұлбасы бойынша өтеді.

Төраға ________________________________Қолының толық жазылуы жеке қолы

Хатшы________________________________Қолының толық жазылуы жеке қолы

Эмблемасы, логотип, тауар белгісі (қызмет көрсету

белгісі)

А4 (210Х297) форматы 1

3 4

6

7

8

9

10 11 12

13

2

5

(16)

Желтоқсан айының құжатын қалай жасап, ресімдейміз

№ Параметрлері мен сипаттамасы

Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасының бейнесі немесе эмблема, логотип, тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі) Құжаттама жасау қағидаларының 16-тармағының, 17-тармағының талаптарын ескере отырып, белгіленеді.

Ұйымның ресми атауы.

Заңды тұлғаның оны басқа заңды тұлғалардан айыруға мүмкiндiк беретiн өз атауы болады.

Заңды тұлғаның атауы оның қалай аталатынын және ұйымдық-құқықтық нысанын көрсетудi қамтиды. Ол заңдарда көзделген қосымша мағлұматты қамтуы мүмкiн (ҚР АК (Жалпы бөлім) 38-бабы))

Құжат түрінің атауы.

Хаттамалар баспаханада құжаттың атауы алдын ала басылатын арнайы бланкілерде немесе А4 форматындағы әдеттегі парақтарда жасалады. Біздің мысалда: «ХАТТАМА/ПРОТОКОЛ»:

Хаттаманың датасы.

Хаттамаға төраға мен хатшы (төрағалық етуші мен жазба жүргізген адам) қол қояды.

Отырыстың датасы хаттаманың датасы болып табылады. Егер ол бірнеше күнге жалғасса, онда сызықша арқылы отырыстың басталған және аяқталған датасы көрсетіледі.

Хаттаманың нөмірі.

Күнтізбелік жыл ішінде қойылатын реттік нөмір.

Хаттама шығарылған жер.

Құжат жасалған немесе басып шығарылған жер қабылданған әкімшілік-аумақтық бөлуге сәйкес көрсетіледі және ол жалпыға бірдей қысқартуларды ғана қамтиды.

Хаттама мәтіні. Кіріспе бөлім.

Хаттама мәтіні кіріспе және негізгі бөлімнен тұрады. Хаттаманың кіріспе бөлігінде тұрақты және ауыспалы ақпарат бар. Тұрақты ақпарат тұрақты терминологияны қолданумен байла- нысты ‒ «Төраға», «Хатшы», «Қатысқан». Бұл сөздер мәтін өрісінің сол жақ жиегінен бастап бас әріппен жазылады.

Ауыспалы ақпаратқа төрағаның, хатшының және қатысушылардың инициалдары мен тегі кіреді. Мәжіліс өткізілген күні төраға болмаған жағдайда, хаттамада: «Төрағалық етті», егер хатшы болса, онда «Хаттама жүргізді» деп жазылады.

Хаттаманың кіріспе бөлімі күн тәртібімен аяқталады. «Күн тәртібі» сөз тіркесі мәтіндік өрістің сол жақ шетінің басынан бастап жазылады. Күн тәртібіндегі мәселелерді енгізу азат жолдан басталады. Олар араб цифрларымен нөмірленеді. Сұрақтар маңыздылығы мен күрделілігі бой- ынша орналастырылады. «Әртүрлі» деген сөзі бар тармақтың жазылуына жол берілмейді.

Әрбір сұрақ нақтыланады.

Хаттама мәтіні. Негізгі бөлім.

Хаттаманың негізгі бөлігі келесі сұлба бойынша құрылады: тыңдалды-сөз сөйлегендер-қаулы етті (шешті), әрі әр мәселе бойынша бөлек. Әрбір бөлімнің мәтіні сол жақ жиектен, тыныс бел гілерісіз (ашық пунктуация), бас әріптермен жазылатын «ТЫҢДАЛДЫ», «СӨЗ СӨЙЛЕГЕН- ДЕР», «ҚАУЛЫ ЕТТІ» (ШЕШТІ) деген үш бөліктен тұрады. Егер бірнеше мәселе талқыланса,

«ТЫҢДАЛДЫ» деген сөздің алдында күн тәртібінде мәселенің реттік нөмірі қойылады.

Азат жолдан баяндамашының аты-жөні мен тегі (атау септігінде) жазылады. Сызықша қойып, бас әріппен баяндаманың, хабарламалардың қысқаша мазмұнын жазады. Егер құжаттың мәтінін баяндамашы ұсынған болса немесе оны стенографиялаған болса, онда баяндаманың қысқаша мазмұнының орнына: «Баяндама қоса беріледі» деп жазады.

h t t p s : / / v i p - k a d r y . m c f r. k z / # / document/93/8910/dfaspitst5/

h t t p s : / / v i p - k a d r y. m c f r. k z / # / document/93/8910/dfaswc9uwd/

h t t p s : / / v i p - k a d r y. m c f r. k z / # / document/93/280/dfass12rg1/

1

9

10 2

3

4

5 6

7

8

(17)

Хаттама мәтіні. Негізгі бөлім.

«СӨЗ СӨЙЛЕГЕНДЕР» сөзінен кейін азат жолдан атау септігінде сөйлеушілердің инициалдары мен тегі жазылады (жақша ішінде лауазым атауын көрсетуге болады), сызықшадан кейін бас әріппен сөйлеген сөздің мазмұны жазылады. Сөздер үшінші жақта – «Сәкенов айтты...» деп, сөйлеушінің бет-бейнесіне қарамай – «Мекемеде құжаттарды есепке алу пен сақтау жақсы жолға қойылған», жақсыз сөйлем арқылы «Ұсынылды…» деп баяндайды.

Егер сөйлеуші сөз мәтінін ұсынса, онда сызықшадан кейін «Сөйлеген сөзінің мәтіні қоса беріледі» деп көрсетеді. Сұрақтар мен жауаптар «СӨЗ СӨЙЛЕГЕНДЕР» бөлімінде жазылады.

Сұрақ-жауап деген сөздер жазылмайды. Сөйлеушінің аты-жөні мен тегі, сызықша, сұрақтың немесе жауаптың қысқаша мазмұны жазылады.

Хаттама мәтіні. Негізгі бөлім.

Хаттаманың қорытынды бөлімі қаулы (шешім) болып табылады. Бұл бөлік ҚАУЛЫ ЕТТІ немесе ШЕШТІ сөздерінен басталады (мәтін өрісінің сол жақ жиегінен). Қаулы ететін бөлігі келесі сұлба бойынша: іс-әрекет‒орындаушы‒мерзім. Орындаушы ұйым, құрылымдық бөлімше немесе нақты лауазымды тұлға болуы мүмкін. Егер қаулыда әртүрлі мәселелер болса, онда ол араб цифрларымен нөмірленген абзацтарға бөлінеді. Әрбір тармақ азат жолдан басталады.

Хаттамада қандай да бір құжатты бекіту туралы шешім жазылуы мүмкін. Бұл жағдайда хаттамада құжаттың күні мен нөміріне сілтеме болуы, ал құжаттың өзі хаттамаға қоса тіркелуі тиіс. Сайлау кезiнде хаттамада әрбiр үміткер бойынша дауыс беру нәтижелерi көрсетiледi.

Егер хаттамаға стенограмма қоса тіркелсе, онда ол туралы хаттаманың бірінші бөлімінен кейін белгі қойылады ‒ «Мәжіліс ... стенографиял анады. Стенограмма қоса беріледі».

Қолтаңба.

Хаттамаға төраға мен хатшы қол қояды. Хатшы мәтінді өңдейді, әрбір сөз сөйлеген адамды өз сөзінің жазбасымен таныстырады және сөзінің жазбасымен келісетіні туралы баяндама- шының қолын қойғызады.

11

12

13

«ХҚЭДО-Қазақстан» ЖШС Дамыту жəне білім беру бағдар- ламаларын іске асыру бөлімі семинарлар ұйымдастырады жəне өткізеді

АҚПАРАТ

ламаларын іске асыру бөлімі семинарлар ұйымдастырады жəне өткізеді

Жетекшісі: А. Нұрқасымова – +7 777 273 32 28;

Менеджер: Ж. Камза – +7 778 411 00 81.

Электрондық мекенжай: [email protected]

Біздің сайтымыз: www.seminar.mcfr.kz Өтінімді жүктеу Семинарлардың кестесі Көшпелі семинарлар ұйымдастырылады

050009, Алматы қ, Шевченко көшесі, 165б, Радостовец көшесінің қиылысы, 72 г, 712-кеңсе

Тел./факс: +7 (727) 237-77-05, +7 (727) 323-77-14, +7 (727) 323-62-14, +7 (727) 323-62-29 (ішкі: 106, 1001, 1011, 1012)

(18)

АРХИВ ІСІ

Қ ұжаттардың мінсіз архивін қалай жасауға

болады – егжей-тегжейлі талдайық

А. Адельгужин, құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және құжаттарды архивтік сақтау жөніндегі сарапшы, Алматы қ.

«

»

Егер сіздің компанияңызда әлі архив жоқ болса, оны жасауды бастау керек. Бұл құжаттарды ретке келтіруге ғана емес, сонымен бірге жалпы ұйымның өнімділігін арттыруға көмектеседі. Расында да, тиісті органдар тексерген кезде, егер құжаттар шкафтар мен папкаларда ретсіз сақталса, қажетті қағазды тез табу қиынға соғады. Жаңа мақалада сарапшы құжаттарды жоғалтпау және мүмкіндігінше қолжетімді болу үшін ұйымның архивін эргономикалық түрде қалай ұйымдастыру керектігін айтып береді

ПРОМОАНОНС: Егер сіздің компанияңызда әлі архив жоқ болса, оны жасауды бастау керек. Бұл құжаттарды ретке келтіруге ғана емес, сонымен бірге жалпы ұйымның өнімділігін арттыруға көмектеседі.

Расында да, тиісті органдар тексерген кезде, егер құжаттар шкафтар мен папкаларда ретсіз сақталса, қажетті қағазды тез табу қиынға соғады. Жаңа мақалада сарапшы құжаттарды жоғалтпау және мүмкіндігінше қолжетімді болу үшін ұйымның архивін эргономикалық түрде қалай ұйымдастыру керектігін айтып береді

Ұйымның архивін не үшін жасайды

Ұйым архивін құру және оның жұмыс істеуі ҰАҚ құжаттарын сақтау және есепке алу қағидаларында реттеледі. Ұйымның ведомстволық (жеке) архиві ұйымның құрылымдық бөлімшелерінен және (немесе) уақытша сақтаудың,