ISSN 1996-2029
2022
ДЕЛОПРОИЗ ВОДСТВО
В КАЗАХСТАНЕ ҚАЗАҚСТАНДА
ІС ҚАҒАЗДАР ЫН ЖҮРГІЗУ
7 (187)
ҰЙЫМДА ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУ БОЙЫНША НҰСҚАУЛЫҚ: АЛТЫ ҚАДАМ АРҚЫЛЫ ƏЗІРЛЕУ
«ОРЫНДАУШЫ ТУРАЛЫ БЕЛГІ»
ДЕРЕКТЕМЕСІ: РЕСІМДЕЛУІ ТУРАЛЫ ДАУЛЫ СҰРАҚТАРҒА БЕРІЛГЕН АЛТЫ ЖАУАП
ШІЛДЕ АЙЫНЫҢ ҚҰЖАТЫ: ДƏСТҮРЛІ ТАСЫҒЫШТА ҚҰЖАТТЫҢ ДЕРЕКТЕМЕЛЕРІН ДҰРЫС РЕСІМДЕУ ЖƏНЕ ОРНАЛАСТЫРУ
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНИЗАЦИИ: КАК РАЗРАБОТАТЬ ЗА ШЕСТЬ ШАГОВ
РЕКВИЗИТ «ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЕ»:
ШЕСТЬ ОТВЕТОВ НА СПОРНЫЕ ВОПРОСЫ ОБ ОФОРМЛЕНИИ
ДОКУМЕНТ ИЮЛЯ: КАК ПРАВИЛЬНО ОФОРМИТЬ И РАСПОЛОЖИТЬ РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТА НА ТРАДИЦИОННОМ
НОСИТЕЛЕ
Электронная система
«ACTUALIS: Кадровое дело»
Получите демо-доступ БЕСПЛАТНО на сайте vip-kadry.mcfr.kz
НОВОЕ в электронной системе:
Может ли работница досрочно
www.kadry.mcfr.kz
ОБУЧЕНИИ
Обучение членов согласительной комиссии по применению ТК РК и умению вести переговоры
и достижению консенсуса в трудовых спорах Ведение воинского учëта в организациях
с введëнными изменениями в 2022 году Проведение закупок по новым правилам
№ 375 (1729) в 2022–2023 году Государственные закупки в 2022 году
Кадровое делопроизводство на государственном и русском языках с учëтом последних изменений
в трудовом законодательстве в 2022 году
Сопроводительные накладные на товары и модуль
«Виртуальный склад»
Обучение согласительной комиссии по применению ТК РК, развитию навыков ведения переговоров и достижения консенсуса
в индивидуальных трудовых спорах
12 июля
15 июля
20 июля
27 июля
27–28 июля
21–22 июля
25–26 июля
ұрметті оқырмандар!
важаемые читатели!
Как театр начинается с вешалки, так и делопроизводство в организации начинается с инструкции. В июльском номере разберём, как за шесть шагов разработать инструкцию по делопроизводству, чтобы установить единые правила работы с документами, обеспечить их прохождение и сохранность в организации.
Во многих организациях возкикают трудности при переводе имён прилагательных с русского на государственный язык в официальных текстах. В новой статье разъясним, как подобрать оптимальный способ перевода с русского на казахский язык.
Ещё поговорим о лени и подскажем, как побороть эту напасть, ведь чтобы добиться цели, нужна самодисциплина и работа над собой!
Также напомним о синдроме профессионального выгорания и дадим три совета, к которым стоит прислушаться.
Спасибо вам за оценки и комментарии к статьям. Для нас они очень важны!
Для вашего удобства журнал выходит в печатном и электронном форматах.
Оформить подписку на них можно на сайте www.e.delopro.mcfr.kz. В электронной системе
«ACTUALIS: Кадровое дело», доступной на сайте www.vip-kadry.mcfr.kz, размещено ещё Театр ілгіштен басталатыны сияқты, ұйымдағы іс қағаздарын жүргізу де нұсқаулық- тан басталады. Шілде айындағы шығарылымда құжаттармен жұмыс істеудің бірыңғай қағидаларын белгілеу, ұйымда олардың қозғалысы мен сақталуын қамтамасыз ету мақса- тында алты қадам арқылы іс қағаздарын жүргізу бойынша нұсқаулықты қалай əзірлеу керектігін талдаймыз.
Көптеген ұйымдарда ресми мəтіндердегі сын есімдерді орыс тілінен мемлекеттік тілге аудару кезінде қиындықтар туындайды. Жаңа мақалада біз орыс тілінен қазақ тіліне аудару- дың тиімді əдісін қалай таңдауға болатынын түсіндіреміз.
Сонымен қатар жалқаулық туралы сөйлесеміз жəне бұл кеселді қалай жеңуге бола- тыны туралы кеңес береміз, өйткені мақсатқа жету үшін өзіңді тəртіпке салып, өзіңмен жұмыс істеу керек!
Сондай-ақ кəсіби шаршау синдромын еске түсіріп, тыңдауға тұрарлық үш кеңес береміз.
Мақалаларға берген бағаларыңыз бен жазған пікірлеріңіз үшін алғысымызды айтамыз.
Олар біз үшін өте маңызды!
Сіздерге қолайлы болу үшін журнал баспа жəне электрондық форматтарда шығады.
Журналға www.e.delopro.mcfr.kz сайтында жазылуға болады. www.vip-kadry.mcfr.kz сайтында орналасқан «ACTUALIS: Кадровое дело» электрондық жүйесінде өзекті жəне пайдалы ақпаратты көбірек табасыздар.
Жанна Цой, бас редактор, е-mail: [email protected] Издаётся с января 2007 года
Периодичность – 1 раз в месяц
7 (187) 2022
Собственник: ТОО «МЦФЭР–Казахстан»
Генеральный директор – Т. С. Бектурсынова ТОО «МЦФЭР–Казахстан»
Редакция тематического направления
«ОХРАНА ТРУДА, КАДРЫ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО»
Руководитель тематического направления – С. Е. Сергеенко
[email protected] Главный редактор журнала – Ж. Р. Цой
тел.: +7 (727) 323-62-29 (вн. 116) Редактор по работе с авторами – И. В. Пильгук
Литературный редактор-переводчик текстов на казахский язык – К. О. Исламова Руководитель отдела допечатной подготовки – А. Х. Дербесова Дизайнер-верстальщик – М. Д. Ниязбаева Адрес редакции: 050009, г. Алматы, ул. Шевченко, уг. ул. Радостовца, 165б/72г, офис 712
тел.: +7 (727) 323-62-29 (вн. 116) Отдел маркетинга
Ведущий бренд-менеджер – Н. П. Прощалыгина, [email protected]
тел. +7 (727) 323-62-29 (вн. 134) Отдел адресной подписки и сбыта тел./факс: +7 (727) 323-62-12, 323-62-13 e-maіl: [email protected], і[email protected] Менеджер по работе с клиентами – Д. А. Тойчибеков
тел.: +7 (727) 323-62-12, 323-62-13 (вн. 127) Менеджер по работе с клиентами – Г. Е. Жантикеева
тел.: +7 (727) 323-62-12, 323-62-13 (вн. 130) Подписку можно оформить:
• по onlіne-заявке – www.kadry.mcfr.kz
• в редакции, в отделе адресной подписки
• по каталогам (подписной индекс – 75385) – «Казпочта»: почтовые отделения – «Евразия-пресс»: тел. +7 (727) 382-34-87 – «Эврика-пресс»: тел. +7 (727) 375-12-65 Свидетельство о постановке на учёт периодического печатного издания и информационного агентства № 15567-Ж от 18.09.2015 выдано Министерством по инвестициям и развитию Республики Казахстан. Комитет связи, информатизации и информации.
Мнение редакции может не совпадать с мнением авторов.
Перепечатка материалов, опубликованных в журнале, допускается только с письменного согласия редакции.
Представленные тексты нормативных правовых актов идентичны официально опубликованным версиям.
Редакция не несёт ответственности за содержание рекламных материалов.
PR-материал публикуется на правах рекламы.
Претензии по опубликованной рекламе принимаются в течение 10 календарных дней со дня выхода номера.
Подписано в печать 30.06.2022.
Формат 84×1081/16. Тираж 5 000 экз.
Печать офсетная. Бумага офсетная.
Заказ №____ Цена договорная.
ТОО «МЦФЭР–Казахстан». Юридический адрес:
050009, г. Алматы, ул. Шевченко, уг. ул. Радостовца, 165б/72г, офис 712.
Отпечатано в соответствии с предоставленными материалами
ҚАЗАҚСТАНДА
ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
В КАЗАХСТАНЕ
C. Қ. Шілдебай
директор Центрального государственного архива Республики Казахстан
А. Н. Нысанбаев
академик-секретарь Института философии, политологии и религиоведения Комитета науки Министерства образования и науки Республики Казахстан, академик НАН Республики Казахстан, доктор философских наук, профессор
В. П. Стремский
первый вице-ректор Института государственного и местного управления, кандидат исторических наук, профессор
Т. Н. Тойбаев
директор Республиканского государственного учреждения «Центральный государственный архив кинофотодокументов и звукозаписей»
Министерства культуры и спорта Республики Казахстан
З. Б. Агибетов
руководитель Департамента Комитета труда, социальной защиты и миграции Министерства труда и социальной защиты населения Республики Казахстан по Алматинской области
Р. С. Шимашева
руководитель управления по развитию языков, архивов и документации акимата
г. Алматы C. Қ. Шілдебай
Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік архивінің директоры
Ә. Н. Нысанбаев
Қазақстан Республикасы Білім және ғылым министрлігі Ғылым комитетінің Философия, саясаттану және дінтану институтының академик-хатшысы, Қазақстан Республикасы ҰҒА-ның академигі, философия ғылымдарының докторы, профессор
В. П. Стремский
Мемлекеттік және жергілікті басқару институтының бірінші вице-ректоры, тарих ғылымдарының
кандидаты, профессор
Т. Н. Тойбаев
Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігі «Орталық мемлекеттік
кинофотоқұжаттар және дыбыстық жазба архиві» республикалық мемлекеттік мекемесінің директоры
З. Б. Агибетов
Қазақстан Республикасы Еңбек және халықты әлеуметтік қорғау министрлігі, әлеуметтік қорғау және көші-қон комитетінің Алматы облысы бойынша департаменті басшысы
Р. С. Шимашева
Алматы қаласы әкімдігінің Тілдерді дамыту, архивтер және құжаттама басқармасының басшысы
МАЗМҰНЫ
Іс қағаздарын жүргізушінің кітапханасы
ЖҰМЫСҚА ҚАБЫЛДАУ ТУРАЛЫ ӨТІНІШ ҮЛГІСІ«АЛТЫН» ЖШС бас директоры А. С. Ахметовке
Иван Иванович Ивановтан, 20.06.1979 жылы туған, мекенжайы: Алматы қ.,
Абылай хан даңғылы, 97үй, 100пәтер тел.: 2200000, +7707 000 00 00
ӨТІНІШ
Мені 2022 жылғы 11 шілдеден бастап сату бөліміне негізгі жұмыс орны бойынша сату жөніндегі менеджер лауазымына қабылдауыңызды сұраймын.
08.07.2022 қолы И. Иванов
Генеральному директору ТОО «АЛТЫН» Ахметову А. М.
от Иванова Ивана Ивановича, 20.06.1979 г. р.,
прож. по адресу: г. Алматы, пр. Абылай хана, д. 97, кв. 100 тел.: 2200000, +7707 000 00 00
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу принять меня с 11 июля 2022 года в отдел сбыта на должность ме
неджера по продажам на основное место работы.
08.07.2022 подпись И. Иванов
МАЗМҰНЫ
Келесі нөмірден оқитындарыңыз:
►
Сауатты хатшы: екі тілдегі құжаттарда сандарды қатесіз ресімдейміз
►
Ресми хаттар: маңызды деректемелерді екі тілде қалай ресімдеуге болады
►
Scrum әдістемесі бойынша жобаларды басқару: командалық жұмысқа арналған мінсіз құрал
Шартты белгілер
ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУ ЖАТТЫҒУЛАРЫ
А. Адельгужин
Ұйымда іс қағаздарын жүргізу бойынша нұсқаулық:
алты қадам арқылы әзірлеу ... 9 ХАТШЫҒА АРНАЛҒАН ПРАКТИКУМ
«Орындаушы туралы белгі» деректемесі: ресімделуі
туралы даулы сұрақтарға берілген алты жауап ... 20
ІС ҚАҒАЗДАРЫН МЕМЛЕКЕТТІК ТІЛДЕ ЖҮРГІЗУ
Ш. Әбдіғалиқызы
Құжаттардағы сын есімдер:
орыс тілінен қазақ тіліне аударудың ең тиімді
тәсілін қалай таңдауға болады ... 24
ҚҰЖАТ РЕСІМДЕЙМІЗ
А. Адельгужин
Шілде айының құжаты:
дәстүрлі тасығышта құжаттың деректемелерін
дұрыс ресімдеу және орналастыру ... 35
САРАПШЫЛАРДЫҢ КЕҢЕСТЕРІ
И. Половникова
Кәсіби шаршаудың алдын алу:
құлақ салуға тұрарлық үш кеңес ... 38
ПСИХОЛОГИЯЛЫҚ ПРАКТИКУМ
А. Верещагина
Жалқаулықпен күресу: сегіз пайдалы кеңес ... 41
КӘСІБИ СЕРГІТУ СӘТІ
А. Верещагина
Тест: Сіз жалқаусыз ба? ... 44 ЖАДЫНАМАЛАР ЖӘНЕ ШПАРГАЛКАЛАР
Шаршаудың нақты белгілерінен құтылу үшін
қандай демалыс түрін таңдау керек ... 46 СҰРАҚ – ЖАУАП ... 47
Читайте
в следующем номере:
►
Грамотный секретарь:
оформляем без
ошибок числительные в документах на двух языках
►
Официальные письма:
как правильно оформить важные реквизиты на двух языках
►
Управление проектами по методике Scrum:
идеальный инструмент для командной работы
Условные обозначения
ПРАКТИКУМ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
А. Адельгужин
Инструкция по делопроизводству в организации:
как разработать за шесть шагов ... 53 ПРАКТИКУМ ДЛЯ СЕКРЕТАРЯ
Реквизит «Отметка об исполнителе»: шесть ответов на спорные вопросы об оформлении ... 64
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО НА ГОСУДАРСТВЕННОМ ЯЗЫКЕ
Ш. Әбдіғалиқызы
Имена прилагательные в документах:
как подобрать оптимальный способ перевода
с русского на казахский язык ... 68
СОСТАВЛЯЕМ ДОКУМЕНТ
А. Адельгужин
Документ июля: как правильно оформить и расположить реквизиты документа
на традиционном носителе ... 79
КОНСУЛЬТАЦИИ ЭКСПЕРТОВ
И. Половникова
Как предотвратить профессиональное выгорание:
три совета, к которым стоит прислушаться ... 82
ПСИХОЛОГИЧЕСКИЙ ПРАКТИКУМ
А. Верещагина
Как справиться с ленью: восемь полезных советов ... 85
ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ РАЗМИНКА
А. Верещагина
Тест: Ленивы ли вы? ... 88 ПАМЯТКИ И ШПАРГАЛКИ
Какой вид отдыха выбрать, чтобы избавиться
от конкретных симптомов усталости ... 90 ВОПРОС – ОТВЕТ ... 91
НОРМАТИВТІК ҚҰҚЫҚТЫҚ АКТІЛЕР
ҚОЛДАНЫЛАТЫН НОРМАТИВТІК ҚҰҚЫҚТЫҚ АКТІЛЕР ҚЫСҚАРТУЛАРЫНЫҢ ТІЗІМІ
ҚР ЕК – Қазақстан Республикасының 2015 жылғы 23 қарашадағы
№ 414V Еңбек кодексі (2021.30.12 берілген өзгерістермен және толықты
рулармен)
Дербес деректер туралы заң – «Дербес деректер және оларды қорғау ту
ралы» Қазақстан Республикасының 2013 жылғы 21 мамырдағы № 94V заңы (2021.30.12 берілген өзгерістермен және толықтырулармен)
Құжаттама жасау қағидалары – Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 31 қазандағы № 703 қаулысымен бекітілген Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидалары (2020.30.11 берілген өзгерістермен және толықтырулармен)
Еңбек кітапшаларын жүргізу және сақтау қағидалары – Қазақстан Рес
публикасы Денсаулық сақтау және әлеуметтік даму министрінің 2015 жыл
ғы 30 қарашадағы № 929 бұйрығымен бекітілген Еңбек кітапша ларының нысанын, оларды жүргізу және сақтау қағидалары
Сақтау мерзімдерін көрсетілген үлгілік құжаттар тізбесі – Қазақ
стан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің м. а. 2017 жылғы 29 қыркүйектегі № 263 бұйрығымен бекітілген Сақтау мерзімдерін көр
сете отырып, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар қызметінде жасалатын үлгілік құжаттар тізбесі (2022.12.04 берілген өзгерістермен және толықтырулармен)
СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ НОРМАТИВНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ
ТК РК – Трудовой кодекс Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года
№ 414V (с изменениями и дополнениями по состоянию на 30.12.2021)
Закон о персональных данных – Закон Республики Казахстан от 21 мая 2013 года 94V «О персональных данных и их защите» (с изменениями и до
полнениями по состоянию на 30.12.2021)
Правила документирования – Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утверждённые пос
тановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года
№ 703 (с изменениями и дополнениями от 30.11.2020)
Правила ведения и хранения трудовых книжек – приказ Министра здравоохранения и социального развития Республики Казахстан от 30 но
ября 2015 года № 929 «Об утверждении формы, Правил ведения и хранения трудовых книжек».
Перечень типовых документов с указанием сроков хранения – Пере
чень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения, утвер
ждённый приказом и. о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263 (с изменениями и дополнениями по состо
янию на 12.04.2022) /npddoc?npmid=93&npid=2408
/npddoc?npmid=93&npid=574
/npddoc?npmid=93&npid=8909
/npddoc?npmid=93&npid=1530
/npddoc?npmid=93&npid=4972
ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУ ЖАТТЫҒУЛАРЫ
Іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулық дегеніміз не
Іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулық (бұдан әрі мәтін бойынша – Нұсқаулық) мыналарды:
1) дәстүрлі тасымалдағышта құжаттарды жасау және ресімдеу процесін;
2) құжаттарды тіркеуді және олардың айналымын;
3) іс жүргізудегі құжаттардың орындалуын бақылауды жүзеге асыруды;
4) ұйым істерінің жиынтық номенклатурасын әзірлеу, оны келісу, бекіту және құжат айналымы тәжірибесіне енгізу тәртібін;
А. Адельгужин, құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және құжаттарды архивтік сақтау жөніндегі сарапшы, Алматы қ.
« »
Ұ йымда іс қағаздарын жүргізу бойынша
нұсқаулық: алты қадам арқылы әзірлеу
Іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулықтың екі түрі бар:
ведомстволық (салалық) іс жүргізу нұсқаулығы және ұйымдағы іс жүргізу нұсқаулығы. Жаңа мақалада біз нұсқаулықтың екінші түрін қарастырамыз және құжаттармен жұмыс істеудің бірыңғай қағидаларын қалай орнату керектігін, олардың ұйымдағы қозғалысы мен қауіпсіздігін қамтамасыз етуді түсіндіреміз.
5) дәстүрлі тасымалдағышта істерді қалыптастыруды және ресімдеуді;
6) іс жүргізумен аяқталған істерді ұйымның ведомстволық (жеке) архивіне уақытша сақтауға беруді реттейтін ішкі нормативтік құжат болып табылады.
Нұсқаулық құжаттамалық қамтамасыз ету, құжаттаманы басқару және құжаттарды архивтік сақтау саласындағы қолданыстағы заңнамаға негіз
деледі және осы ұйымға тән құжаттармен жұмыс істеудің ерекшеліктерін көрсетеді.
Нұсқаулықты әзірлеудің құқықтық негізі мыналар болып табылады:
1) Қазақстан Республикасының құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және құжаттарды архивтік сақтау саласындағы заңнамалық және заңға тәуелді нормативтік құқықтық актілері;
2) іс қағаздарын жүргізудің салалық (ведомстволық) қағидалары (нұсқаулары);
3) жергілікті атқарушы орган (Орталық мемлекеттік архив) құрасты
ратын іс жүргізу жөніндегі нұсқаулықтарды әзірлеу жөніндегі әдістемелік ұсы нымдар.
Іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулықты қалай әзірлеу керек
Нұсқаулық жобасын ведомстволық (жеке) архивтің және ұйымның заң қызметінің қатысуымен БҚҚ қызметі дайындайды. Нұсқаулықтың тарау
ларын әзірлеуге ведомстволық (жеке) архивтің қызметкерлері қатысады:
1) ұйым істерінің жиынтық номенклатурасын әзірлеу;
2) істерді қалыптастыру және ресімдеу;
3) істерді жедел сақтау;
4) іс жүргізуде аяқталған істерді архивке сақтауға беру.
Заң қызметі Нұсқаулық жобасы талаптарының тиісті заңнамалық акті
лердің және заңға тәуелді актілердің нормаларына сәйкестігін тексереді.
Нұсқаулықтың жобасына БҚҚ қызметінің басшысы қол қояды, құрылымдық бөлімшелердің басшылары мақұлдайды.
Нұсқаулықтың дайындалған жобасы қол қойылғаннан кейін байқаудан кейін ұйымның орталық сараптау комиссиясының (сараптау комиссия
сының) қарауына береді.
Нұсқаулықтың жобасын сараптау комиссиясы бекіткеннен кейін жоба жергілікті атқарушы органның (Орталық мемлекеттік архивтің) сараптама
тексеру комиссиясының келісуіне қарауға енгізіледі.
Нұсқаулықтың жобасы келісу және мақұлдау рәсімдерінен өткеннен кейін ұйым басшысы бекіткен соң қолданысқа енгізіледі.
1-ҚАДАМ 2-ҚАДАМ 3-ҚАДАМ
4-ҚАДАМ
5-ҚАДАМ
ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУ ЖАТТЫҒУЛАРЫ
6-ҚАДАМ
Жобаны бекітудің екі нұсқасы бар:
1. Ұйым басшысы тікелей жобаның өзін бекітеді.
2. Арнайы өкімдік құжатты (ұйым басшысының бұйрығын немесе өкімін) шығару арқылы жобаны бекіту.
Бірінші нұсқада Нұсқаулық жобасының негізгі мәтінінің бірінші парағының жоғарғы оң жақ бұрышында ұйым басшысының лауазымы, оның атыжөні, сондайақ тегі мен бекітілген күні көрсете отырып, бекіту грифін ресімдейді.
БЕКІТЕМІН Қазақстан Республикасы Ғылым және білім министрлігінің Ғылым комитетінің
«Адам зерттеу институты» РМКК директоры ________________ С. Ғаббасов
(жеке қолы)
2022 жылғы 26 қаңтар
Екінші нұсқада – өкімдік құжаттың түріне, күніне және нөміріне сілтеме.
«Нефтьоргсинтез» АҚ бас директорының 2020 жылғы 19 мамырдағы № 58-Ө бұйрығымен БЕКІТІЛДІ
Негізгі мәтіннің соңғы парағында Нұсқаулық жобасын бекіту туралы белгілер қойылады.
Нұсқаулық бекітілгеннен кейін көшірмелерін жасап, ұйымның барлық құрылымдық бөлімшелеріне жұмыста пайдалану үшін жібереді. Нұсқау
лықтың бір данасы толымдау көзі ұйым болып табылатын мемлекеттік архивке жіберіледі.
Іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулық ұйымның әрбір жұ- мыскеріне жеткізіледі. БҚҚ қызметі міндетті түрде құрылымдық бөлімшелерде іс жүргізуге жауапты жұмыскерлерге құжаттар- мен жұмыс істеу қағидаларын оқытуды жүргізеді. Бұл сабақтарда Нұсқаулықты әзірлеушілер ең маңызды ережелерге назар аудара отырып, құжаттың мазмұнын түсіндіреді.
Іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулықтың құрылымы
Нұсқаулық мәтінінің құрылымы Қазақстан Республикасының заңнама
сында реттелмейді. Әдетте Нұсқаулық жалпы ережелерді, тақырыптық бөлімдерді және қосымшаларды қамтиды.
Нұсқаулықтың негізгі мәтіні бөлімдерден тұрады, бөлімдер тақырып
тық бөлімшелерге, тақырыптық бөлімшеде мәтін тармақтарға бөлінеді.
Тармақтар мәселені шешу кезеңдерінің хронологиясын ескере отырып, логикалық реттілікпен орналастырылады. Тармақтар тармақшалардан тұ
руы мүмкін. Тармақтар мен тармақшалардың ішінде абзацтармен бөлін ген бөліктер болуы мүмкін.
Абзац – мәтіннің бірінші жолында азат жолмен бөлініп көрсетіле
тін мағыналық жағынан мәтіннің тұтас бөлігі.
Тармақтар, тақырыптық бөлімдер мен тараулар нүкте арқылы араб санда
рымен мынадай түрде нөмірленеді – 1., 2., 3. және одан әрі.
Тармақтағы тармақшалардың нөмірлері жақша арқылы бөлініп, араб цифрларымен мынадай түрде белгіленеді: 1), 2), 3) және одан әрі.
Нұсқаулық жобасында тармақтар мен бөлімдердің нөмірленуі тізбекті болып табылады; ал тармақ ішінде тармақшалардың, бөлім ішіндегі тақырыптық бөлімшелердің нөмірлері дербес жүргізіледі.
Нұсқаулықтың мәтінінде абзацтарды сызықшалармен немесе басқа да белгілермен белгілеуге жол берілмейді.
Нұсқаулықтың мәтіні мемлекеттік немесе басқа тілдерде ресімделеді.
Нұсқаулықтың негізгі мәтіні бір жол интервалымен, 14 өлшемде, Times New Roman қарпімен басылады. Сандық түрде орындалатын «Құжаттың датасы» деректемесінің элементтерін бөлетін нүктелерден кейін бос орын қалдырмайды.
Нұсқаулық А4 форматындағы (210 x 297 мм) ашық түсті қағаз парақтарында жасалады және парақтың шетінен мәтін өрісінің келесі шека
раларын көрсетеді:
1) сол жақ жиегі – кемінде 20 мм;
2) оң жақ жиегі – кемінде 10 мм;
3) жоғарғы жиегі – 10 мм кем емес;
4) төменгі жиегі – кемінде 10 мм.
Нұсқаулықтың негізгі мәтінінің парақтары мәтіндік өрістің жоғарғы шекарасының ортасында тақырыппен нөмірленеді.
ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУ ЖАТТЫҒУЛАРЫ
Бөлімдердің және тақырыптық бөлімшелердің тақырыптары жарты
лай қалың қаріппен басылады және негізгі мәтіннен жоғарғы және төменгі жағында екі жоларалық интервалдармен бөлінеді. Бөлімдердің және тақырыптық бөлімшелердің тақырыптары сөздерді тасымалдамай жазады, және оларда әр жолда 35 таңбадан аспайды. Бөлімдердің және тақырыптық бөлімшелердің тақырыптарының соңында нүкте және басқа тыныс белгілері қойылмайды.
Нұсқаулықтың құрылымында кестелер болуы мүмкін. Кесте нысаны цифрлық немесе ауызша ақпаратты ұсыну кезінде қолданылады. Кестелерді жобалау ақпаратты топтастыруға мүмкіндік береді, бұл оны қабылдауды, өңдеуді және талдауды жеңілдетеді.
Кестеде мәтінді бөлудің екі деңгейі бар:
● тік – графиктер
● көлденең – жолдар
Кестенің бағандары мен жолдары атау септігінде зат есіммен көрсетілген тақырыптарды қамтиды. Кестені екі немесе одан да көп парақтарға құрастырған жағдайда кестенің бағандары нөмірленеді, екінші беттен тек осы бағандардың нөмірлері көрсетіледі. Компьютерді пайдаланған кез
де кестенің бағандары мен олардың екінші парақтан алынған нөмірлері құжаттың нөмірі астындағы тақырыпта орналастырылады. Кестенің жо
ғарғы жолы мен баған нөмірлері бар жол арасында ең аз жол аралығы бо луы керек. Мұны істеу үшін меңзерді осы аралыққа апарыңыз, «Қаріп өлшемі»
опциясын және 1 санын басыңыз.
Жұмыс мәтініне сәйкес кестелерді орналастырыңыз. Құжат мәтінінде кестенің алдында оған сілтеме қоюды ұсынамыз (мысалы: 15кестені қараңыз).
Мәтіндегі кестені нөмірлеу. Нұсқаулық мәтініндегі кестелерді араб цифр ларымен нөмірлеңіз. Нөмірлеудің екі жолы бар:
1) үздіксіз нөмірлеу – бірінші бөлімнен соңғысына дейін кестенің пайда болу ретімен, мысалы: 1кесте, 2кесте және т. б.;
2) бөлім ішіндегі нөмірлеу – бұл жағдайда кестенің нөмірі нүктемен бөлінген бөлім нөмірінен және осы бөлімдегі кестенің реттік нөмірінен тұрады, мысалы: 1.1кесте, 1.2.кесте, 4.2., 4.3. . және т. б.
Әрбір кестеге оның мазмұнын қысқаша көрсететін тақырып беріңіз.
Кестенің атауы мен кестенің өзі арасында бір жол аралығы болуы керек.
Мәтіндегі диаграмма. Нұсқаулық мәтінінде диаграммаларды пайда
лануға болады. Диаграммаларды ресімдеу үшін жазықтыққа проекциялан
ған үш өлшемді визуализацияны пайдаланыңыз, ол диаграммаға ерекше қасиеттер береді немесе ол қолданылатын аймақ туралы жалпы түсінік береді. Мысалы: ұйымдағы құжат айналымы көлемінің төмендеуі және осыған байланысты кіріс, шығыс және ішкі құжат айналымының төмен
деуі динамикадағы қағаз дестелерінің кескіні (белгілі бір кезеңде қағаз дес
тесінің азаюы) болып табылады. Диаграммалар өздерінің түсінік тілігі мен пайдаланудың қарапайымдылығына байланысты ұйым жұмыскерлеріне Нұсқаулық талаптарын меңгеруде үлкен көмек береді.
Диаграммалар негізінен геометриялық объектілерден (нүктелерден, сызықтардан, әртүрлі пішіндегі және түрлі түсті фигуралардан) және кө
мекші элементтерден (координат өсінен, белгілерден, тақырыптардан және т. б.) тұрады. Диаграммалар сонымен қатар жазық (екі өлшемді) және кеңістіктік (үш өлшемді немесе көлемді) нұсқаларға бөлінеді.
Диаграммалардағы геометриялық объектілерді салыстыру және сәйкес
тендіру әртүрлі өлшемдер арқылы болуы мүмкін:
1) фигураның ауданы немесе биіктігі бойынша;
2) нүктелердің орналасуы бойынша;
3) нүктелердің тығыздығы бойынша;
4) түс қарқындылығы бойынша және т. б.
Сонымен қатар, деректер тікбұрышты немесе полярлық координаттар жүйесінде болады.
Диаграмманың пішінін цифрлық немесе ауызша ақпаратты ұсынғанда пайдаланыңыз.
Диаграмма бөлінбейді және Нұсқаулық мәтінінің басқа парағына өтпейді.
Іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулықта қандай бөлімдер бар
«Жалпы ережелер» бөлімі мыналарды ашып көрсетеді:
1) нормативтікәдістемелік базаны;
2) Нұсқаулық талаптарын тарату саласын (мысалы, «Нұсқаулық ұйымның барлық құжаттарына қолданылады», «Нұсқаулық ұйымның құпия құжаттарына қолданылмайды» және т. б.);
3) ұйымның БҚҚ қызметінің ресми атауын;
4) Нұсқаулықтың талаптарын орындамағаны және бұзғаны үшін жауаптылықты.
Нұсқаулықтың «Құжаттама жасау» бөлімі бірнеше тақырыптық бөлімшелерге бөлінеді, олар мыналарды анықтайды:
1) құжат деректемелерінің құрамы мен ресімделуін;
2) ұйымның өкімдік, ұйымдастырушылық, ақпараттық және басқа да қызмет түрлеріне құжаттама жасау үшін пайдаланылатын ұйымдастырушылықөкімдік құжаттарының түрлерін;
3) құжаттарды дайындау мен ресімдеудің жалпы ережелерін;
4) қарау, бекіту, келісу және қол қою тәртібін қоса алғанда, өкімдік құжаттардың жекелеген түрлерін дайындау қағидаларын;
5) Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасының түрлітүсті бейнесі немесе елтаңбасы, логотипі, тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі) бар бланкілерді дайындауды, есепке алуды, пайдалануды және сақтауды;
6) Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы немесе эмблемасы, логотипі, тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі) бейнеленген мөрлерді, мөртабандарды есепке алуды және сақтауды.
ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУ ЖАТТЫҒУЛАРЫ
«Құжаттаманы басқару» бөлімі негізгі және көптеген тақырыптық бөліктерді қамтиды.
«Құжаттарды тіркеу» тақырыптық бөлігінде мыналар белгіленеді:
1) кіріс, шығыс және ішкі құжаттарды тіркеу тәртібі;
2) тіркеуге жатпайтын құжаттар санаттары;
3) тіркеу мерзімі, нысандары мен әдістері;
4) ұйымда қолданылатын тіркеубақылау нысандарының түрлері (кар
точкалар, журналдар);
5) құжаттарды индекстеу қағидалары.
«Құжаттарды орындау тәртібі мен мерзімдері» тақырыптық бөлігінде:
1) құжаттарды ресімдеу тәртібі белгіленеді, ол мынадай:
● қажетті ақпаратты жинау және өңдеу;
● құжат жобасын дайындау;
● құжатты ресімдеу;
● келісу және құжатты ұйым басшысына қол қоюға (бекітуге) беру.
2) құжаттарды орындау мерзімдері.
«Құжаттардың орындалуын бақылау» тақырыптық бөлігінде мыналар белгіленеді:
1) міндетті бақылауға жататын құжаттардың санаттары;
2) оларды бақылауға алу тәртібі;
3) бақылау технологиясы (тіркеубақылау нысандары, құжаттарға бел
гілерді қолдану және т. б.);
4) мәселенің мәні бойынша құжаттарды орындау бойынша және орын
далу мерзімдері бойынша орындаушылардың, құрылымдық бөлімшенің басшысының, ұйымның БҚҚ қызметі басшысының міндеттері;
5) ұйым басшыларын орындаушылық тәртіп туралы хабардар ету тәр
тібі.
«Ұйым істерінің жиынтық номенклатурасы» тақырыптық бөлігі мыналарды айқындайды:
1) ұйым басшысының алдағы күнтізбелік (оқу) жылға арналған БҚҚ қызметіне құрылымдық бөлімшелердің номенклатура жобаларын беру кестесі бар істердің жиынтық номенклатурасын жасау туралы бұйрығының (өкімінің) жобасын дайындайтын құрылымдық бөлімшені (лауазымды тұлғаны);
2) істердің жиынтық номенклатурасы жобасының сипаттама бөлігінің бағандарын толтыру алгоритмін және істердің жиынтық номенклатурасы жобасының ресімделуін;
3) жиынтық номенклатураның әрбір бөлімі бойынша істердің тақырып
тарын жүйелеуді;
4) істер жиынтық номенклатурасының жобасын қарауға, келісуге және бекітуге белгіленген тәртіппен ұсыну мерзімдерін;
5) мемлекеттік архивке, ведомстволық (жеке) архивке және ұйымның БҚҚ қызметіне тапсырылатын істердің бекітілген жиынтық номенкла
турасының даналарының санын;
!
!
!
!
6) бекітілген істердің жиынтық номенклатурасын ұйым тәжірибесіне енгізуді, істердің жиынтық номенклатурасының тиісті бөлімдерін ұйымның құрылымдық бөлімшелеріне беруді;
7) істердің жиынтық номенклатурасын жасау кезеңділігін, бұл ретте:
● ұйымның құрылымында және жасалып жатқан құжаттар мен істердің құрамында өзгерістердің болмауын;
● ұйымды қайта құруды аяқтауды.
«Істерді қалыптастыру және ресімдеу» тақырыптық бөлігінде мыналар қамтылады:
1) істерді қалыптастыруға қойылатын жалпы талаптар;
2) істердің жекелеген санаттарының қалыптасу ерекшеліктері;
3) істерді толық және ішінара ресімдеу;
4) істің шекті көлемі;
5) іс мұқабасын және архив кодын ресімдеу;
6) іс парақтарын нөмірлеу;
7) iстің куәландыру парағын ресiмдеу;
8) іс құжаттарының ішкі тізімдемесін ресімдеу.
«Істерді жедел сақтау» тақырыптық бөлігінде мыналар қамтылады:
1) істерді жедел сақтау мерзімі;
2) БҚҚ қызметінде және ұйымның құрылымдық бөлімшелерінде істерді сақтау қағидалары;
3) белгілі бір лауазымды адамдардың істердің сақталуына жауаптылығы;
4) ұйымның және бөгде ұйымдардың жұмыскерлеріне істерді уақытша пайдалануға беру тәртібі мен мерзімдері.
«Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау тәртібі» тақы
рыптық бөлігіне мыналар кіреді:
1) ұйымның іс қағаздарын жүргізудің басқа да түрлерiнен бөлек ұйым
дағы жеке және заңды тұлғалардың өтiнiшi бойынша iс жүргiзуге жауап ты тұлғаның (құрылымдық бөлiмшенiң) лауазым атауы;
2) жеке, заңды тұлғалардың өтініштерін және жеке тұлғалардың ұжым
дық өтініштерін тіркеу және орталықтандырылған есепке алу тәртібі;
3) жеке тұлғалардың жасырын өтініштерін тіркеу және қарау ерек
шеліктері;
4) жазбаша және ауызша өтініштерді қарау тәртібі;
5) жеке тұлғаларды және заңды тұлғалар өкілдерін ұйым басшысының және оның орынбасарларының жеке қабылдауы кезінде жазбаша және ауызша өтініштерді құжаттау және тіркеу кестесі, тәртібі;
6) ұйым басшылығын хабардар ету тәртібі және өтініштермен жұмыс ба
рысы;
7) жеке және заңды тұлғалардың өтініштері бойынша істерді қалып
тастыру;
8) қайталама өтініштерді тіркеу және қарау ерекшеліктері;
9) бір тұлғаның бір мәселе бойынша әртүрлі адресаттарға жіберілген және осы ұйымның қарауына түскен өтінішін тіркеу және қарау ерек
шеліктері.
!
!
!
ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУ ЖАТТЫҒУЛАРЫ
«Құжаттарды ведомстволық (жеке) архивке уақытша сақтауға беруге дайындау» тақырыптық бөлігіне мыналар кіреді:
1) іс жүргізумен аяқталған істерді ұйымның ведомстволық (жеке) архи віне уақытша сақтауға тапсырғанға дейін құжаттардың ғылыми
практикалық құндылығына сараптама жүргізу тәртібі;
2) құрылымдық бөлімшелерде жасалатын тұрақты, уақытша (10 жылдан астам) сақталатын істердің, жеке құрам бойынша істер тізімдемелерінің нысаны мен ресімделуіне қойылатын талаптар;
3) істерді ұйымның ведомстволық (жеке) архивіне уақытша сақтауға беру тәртібі.
Тақырыптық бөлімдердің құрамы жұмыс жағдайларына және қабыл
данған технологияға байланысты өзгертілуі және толықтырылуы мүм кін.
Іс қағаздарын жүргізу нұсқаулығында «ҚПҚ» белгісі бар таралуы шектеу
лі құжаттармен, құпия құжаттармен жұмыс істеу, құжаттарды дайын дауды техникалық қамтамасыз ету (баспа, дыбыс жазу, стенография, факси миль дік және т. б.) бөлімдері болуы мүмкін.
Егер ұйымда аралас қағаз және электрондық құжат айналымы болса, онда электрондық құжаттармен және электрондық істермен жұмыстың автоматтандырылған бағыттарын ашатын қосымша тақырыптық бөлімдер қарастырылған.
Нұсқаулыққа бөлімдер реті бойынша жүйеленген, ең көп анықтамалық
иллюстрациялық ақпаратты қамтитын қосымшалар жасайды. Қосымша
ларда мыналар орналастырылады:
1) тіркеуге жатпайтын құжаттардың тізбесі;
2) тіркеубақылау бланкілерінің үлгілері;
3) Қазақстан Республикасы Мемлекеттік Елтаңбасының түрлітүсті бей
несі немесе эмблемасы, логотипі, тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі) бар құжат бланкілерінің үлгілері;
4) құжаттар нысандарын толтыру үлгілері;
5) құжаттардың жекелеген түрлерін ресімдеу үлгілері;
6) бақыланатын құжаттардың тізбелері:
7) құжаттардың орындалуын бақылау бойынша есеп беру нысандары;
8) істер номенклатурасының нысандары және т. б.
Ұйым басшысының арнайы өкімдік құжатын шығару арқылы бекітілген Нұсқаулыққа Қосымша мынадай нысанда болады:
Мұражай директорының 2022 жылғы 18 мамырдағы
№ 112 бұйрығымен бекітілген
Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігі
«Халық шығармашылығы мұражайы» МК ҚК-да іс жүргізу жөніндегі нұсқаулыққа
15-қосымша
!
Нұсқаулықтың өзі бекітілгеннен кейін оған қосымша мынадай нысанда болады:
Мұражай директорының 2022 жылғы 18 мамырдағы бұйрығымен бекітілген
Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігі
«Халық шығармашылығы мұражайы» МКҚК-да іс жүргізу жөніндегі нұсқаулыққа
15-қосымша
Нұсқауларды құрастыру кезінде парақтар нөмірленеді. Цифрлар араб цифрларымен парақтың жоғарғы жиегінің ортасына тыныс белгілерінсіз қойылады.
Нұсқаулықтың мәтіні компьютерлік техниканың көмегімен 14 Times New Roman қарпімен бір жоларалық интервал арқылы басылады.
Композициялық түрде Нұсқаулықтың ресімделуінде барлық бөліктер бар:1. Титулдық бет
2. Мазмұны 3. Қолдану аясы
4. Нормативтік сілтемелер 5. Қысқартулар тізімі
6. Негізгі мәтін (мәтін құрамында «Жалпы ережелер» бөлімі және Нұс
қаулықтың негізгі мазмұнын ашатын бөлімдер болады) 7. Нұсқаулыққа қосымшалар
Титулдық парақта келесі деректемелерді орналастырады:
1) ұйымның ресми атауы;
2) құжаттың атауы;
3) шығарылған жері мен жылы.
Нұсқаулықтың негізгі мәтінінің бірінші парағында жоғарғы оң жақ бұрышта бекіту грифі қойылады. Соңғысына – ұйымның БҚҚ қызметі басшысының қолтаңбасы мен қолтаңбаның толық жазылуы, сондайақ Нұсқаулық жобасын келісу және бекіту туралы белгілері қойылады.
Сандық тұрғыдан алғанда, Нұсқаулықта талап етілетін деректемелердің көпшілігі бар. «Құжаттың электрондық көшірмесінің сәйкестендіргіші»
деректемесін қоймаса да болады.
Баяндау стиліне сәйкес Нұсқаулық мәтіні өкімдік сипатта болады («белгіленеді», «рұқсат етілмейді», «тыйым салынады» және т. б. сөздерді қолдану арқылы). Нұсқаулық мәтіні баяндаудың бейтарап реңкін береді.
Мәтін үшінші жақтың жекеше немесе көпше түрінде немесе жақсыз түрде жазылады.
ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУ ЖАТТЫҒУЛАРЫ
«Орындаушы ресімделген құжаттарды құрылымдық бөлімшедегі іс жүргізуге жауап- ты жұмыскерге беруге міндетті» немесе «Құрылымдық бөлімшеде іс жүргізуге жауапты жұмыскер тоқсан сайын кеңсеге құжат айналымының көлемі туралы мәліметтерді беруге міндетті».
Дәлдік, ықшамдылық, анықтық, ақпараттылық, басқарушылық мақсатқа сәйкестік талаптары сақталуы керек.
Іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулықты ұйым тәжірибесіне енгізу
Нұсқаулықты келісіп, бекіткеннен кейін ұйымның БҚҚ қызметі оны қайта шығарады және әрбір құрылымдық бөлімшеге береді. Даналардың саны төрттен кем болмауы керек:
1) бірінші данасы – құрылымдық бөлімшенің басшысына;
2) екінші данасы – құрылымдық бөлімшеде іс қағаздарын жүргізуге жауапты жұмыскерге;
3) бақылау данасы құрылымдық бөлімшенің іс жүргізуінде қалады.
Нұсқаулықты ұйым жұмыскерлерінің дербес компьютерлерінде белгілеуге болады.
Іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулықты зерделеуден кейін БҚҚ қызметі құрылымдық бөлімшелер басшыларының және құрылымдық бөлімшеде іс қағаздарын жүргізуге жауапты жұмыскерлердің қатысуымен семинаркеңес ұйымдастырады. Семинаркеңесте ұйымның БҚҚ қызме
тінің жұмыскерлері Нұсқаулықтың маңызды нормаларын түсіндіреді, семинаркеңес қатысушыларының сұрақтарына жауап береді. Семинар
кеңес соңында материалды меңгеру үшін тестілік сауалнама жүргізуді ұсы
на мыз. Әрбір тест сұрағының кемінде бес ықтимал жауабы болуы керек, олардың біреуі дұрыс. Тестілеу нәтижелері бойынша Нұсқаулықты меңгеру дәрежесі анықталады.
Тестілеуден өтпеген жұмыскерлер оны бір айдан кешіктірмей қайта тапсыруы керек.
Құжаттама жасау және құжаттаманы басқару мәселелері ұйым жұмыскерлерін аттестациялау кезіндегі де мәселелердің құрамдас бөлігі бо
луы керек.
