Делопроизводство в Казахстане. № 9, 2022

(1)

ISSN 1996-2029

2022

ДЕЛОПРОИЗ ВОДСТВО

В КАЗАХСТАНЕ ҚАЗАҚСТАНДА

ІС ҚАҒАЗДАР ЫН ЖҮРГІЗУ

9 (189)

МАҢЫЗДЫ АҚПАРАТТЫ ЖОҒАЛТПАУ ҮШІН ЭЛЕКТРОНДЫҚ ҒЫЛЫМИ- ТЕХНИКАЛЫҚ ҚҰЖАТТАРДЫҢ ЕСЕБІН ҚАЛАЙ ЖҮРГІЗУ КЕРЕК

ҚЫЗМЕТТІК ЖƏНЕ БАЯНДАМАЛЫҚ ЖАЗБАЛАР: ҚАШАН ЖƏНЕ ҚАЙСЫСЫН ЖАЗУ КЕРЕК

ХАТШЫҒА АРНАЛҒАН KANBAN ƏДІСІ:

ӨНІМДІЛІКТІ ҚАЛАЙ АРТТЫРУ ЖƏНЕ ТАПСЫРМАЛАРДЫ ОРЫНДАМАУДЫ ҚАЛАЙ БОЛДЫРМАУ КЕРЕК

КАК ВЕСТИ УЧЁТ ЭЛЕКТРОННЫХ НАУЧНО - ТЕХНИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ЧТОБЫ НЕ ПОТЕРЯТЬ ВАЖНУЮ

ИНФОРМАЦИЮ

СЛУЖЕБНАЯ И ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКИ:

КОГДА И КАКУЮ СОСТАВЛЯТЬ МЕТОД KANBAN ДЛЯ СЕКРЕТАРЯ:

КАК ПОВЫСИТЬ ПРОДУКТИВНОСТЬ И ИЗБЕЖАТЬ НЕВЫПОЛНЕНИЯ ЗАДАЧ

Электронная система

«ACTUALIS: Кадровое дело»

Получите демо-доступ БЕСПЛАТНО на сайте vip-kadry.mcfr.kz

НОВОЕ в электронной системе:

Как поступить работодателю,

www.kadry.mcfr.kz

(2)

кадровика и

Школа

Online-формат обучения Учитесь в любое удобное время и месте

Программы школы

включают полный цикл

кадрового делопроизводства от найма и сопровождения до увольнения

В подтверждение знаний выдаëтся сертификат

www.kadryschool.mcfr.kz

Приходите к нам в школу

и повысьте свою квалификацию

(3)

ұрметті оқырмандар!

важаемые читатели!

Если у делопроизводителя до мелочей продуман организационно-распорядительный документооборот, то компания работает без сбоев. В новой статье расскажем, что важно знать делопроизводителю, чтобы не запутаться в бумажном потоке. Проверить свои знания традиционно поможет мини-курс.

Далее разберём все учётные документы, которые фиксируют поступление, выбытие, количество, состав и состояние электронных научно-технических документов, ведь каждая организация нуждается в их учёте.

В сентябрьском номере дадим готовую таблицу, в которой найдёте отличия служебной и докладной записок. Они схожи по своему назначению, поэтому многие думают, что между ними нет существенной разницы и допускают ошибки.

Далее затронем тему увольнения и поделимся советами психолога, как его пережить, чтобы не впасть в депрессию.

Также посоветуем, чем можно заменить банальные букеты и деньги в конвертике, если у вашего сотрудника день рождения, ведь получить нестандартный подарок куда интереснее.

Спасибо вам за оценки и комментарии к статьям. Для нас они очень важны!

Для вашего удобства журнал выходит в печатном и электронном форматах.

Оформить подписку на них можно на сайте www.e.delopro.mcfr.kz. В электронной системе Егер іс қағаздарын жүргізушіде ұйымдастырушылық-өкімдік құжат айналымы ең ұсақ бөлшектерге дейін ойластырылса, онда компания ақаусыз жұмыс істейді. Жаңа мақалада қағаз ағынында шатаспау үшін іс қағаздарын жүргізушінің нені білуі маңызды екенін айтамыз. Мини-курс дəстүрлі түрде біліміңізді тексеруге көмектеседі.

Əрі қарай біз электрондық ғылыми-техникалық құжаттардың келіп түсуін, жойылуын, санын, құрамын жəне жай-күйін бекітетін барлық есеп құжаттарын талдаймыз, өйткені əрбір ұйым оларды есепке алуы керек.

Қыркүйек айындағы шығарылымда дайын кестені береміз, онда сіз қызметтік жазба мен баяндамалық жазбаның арасындағы айырмашылықтарды таба аласыз.

Олардың мақсаты ұқсас, сондықтан көптеген адамдар олардың арасында айтарлықтай айырмашылық жоқ деп қателеседі.

Əрі қарай жұмыстан босату тақырыбына тоқталамыз жəне күйзеліске түспеу үшін оны еңсеру туралы психологтың кеңесімен бөлісеміз.

Сондай-ақ, егер қызметкеріңіздің туған күні болса, конверттегі қарабайыр гүл шоқтары мен ақшаны немен алмастыруға болатыны туралы кеңес береміз, стандартты емес сыйлық алу əлдеқайда қызық емес пе?!

Мақалаларға берген бағаларыңыз бен жазған пікірлеріңіз үшін алғысымызды айтамыз.

Олар біз үшін өте маңызды!

Сіздерге қолайлы болу үшін журнал баспа жəне электрондық форматтарда шығады.

Журналға www.e.delopro.mcfr.kz сайтында жазылуға болады. www.vip-kadry.mcfr.kz сайтында орналасқан «ACTUALIS: Кадровое дело» электрондық жүйесінде өзекті жəне пайдалы ақпаратты көбірек табасыздар.

Жанна Цой, бас редактор, е-mail: [email protected] Издаётся с января 2007 года

Периодичность – 1 раз в месяц

9 (189) 2022

Собственник: ТОО «МЦФЭР–Казахстан»

Генеральный директор – Т. С. Бектурсынова ТОО «МЦФЭР–Казахстан»

Редакция тематического направления

«ОХРАНА ТРУДА, КАДРЫ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО»

Руководитель тематического направления – С. Е. Сергеенко

[email protected] Главный редактор журнала – Ж. Р. Цой

[email protected]

тел.: +7 (727) 323-62-29 (вн. 116) Редактор по работе с авторами – И. В. Пильгук

Литературный редактор-переводчик текстов на казахский язык – К. О. Исламова Руководитель отдела допечатной подготовки – А. Х. Дербесова Дизайнер-верстальщик – М. Д. Ниязбаева Адрес редакции: 050009, г. Алматы, ул. Шевченко, уг. ул. Радостовца, 165б/72г, офис 712

тел.: +7 (727) 323-62-29 (вн. 116) Отдел маркетинга

Ведущий бренд-менеджер – Н. П. Прощалыгина, [email protected]

тел. +7 (727) 323-62-29 (вн. 134) Отдел адресной подписки и сбыта тел./факс: +7 (727) 323-62-12, 323-62-13 e-maіl: [email protected], і[email protected] Менеджер по работе с клиентами – Д. А. Тойчибеков

[email protected]

тел.: +7 (727) 323-62-12, 323-62-13 (вн. 127) Менеджер по работе с клиентами – Г. Е. Жантикеева

[email protected]

тел.: +7 (727) 323-62-12, 323-62-13 (вн. 130) Подписку можно оформить:

• по onlіne-заявке – www.kadry.mcfr.kz

• в редакции, в отделе адресной подписки

• по каталогам (подписной индекс – 75385) – «Казпочта»: почтовые отделения – «Евразия-пресс»: тел. +7 (727) 382-34-87 – «Эврика-пресс»: тел. +7 (727) 375-12-65 Свидетельство о постановке на учёт периодического печатного издания и информационного агентства № 15567-Ж от 18.09.2015 выдано Министерством по инвестициям и развитию Республики Казахстан. Комитет связи, информатизации и информации.

Мнение редакции может не совпадать с мнением авторов.

Перепечатка материалов, опубликованных в журнале, допускается только с письменного согласия редакции.

Представленные тексты нормативных правовых актов идентичны официально опубликованным версиям.

Редакция не несёт ответственности за содержание рекламных материалов.

PR-материал публикуется на правах рекламы.

Претензии по опубликованной рекламе принимаются в течение 10 календарных дней со дня выхода номера.

Подписано в печать 31.08.2022.

Формат 84×108¹/₁₆. Тираж 5 000 экз.

Печать офсетная. Бумага офсетная.

Заказ №____ Цена договорная.

ТОО «МЦФЭР–Казахстан». Юридический адрес:

050009, г. Алматы, ул. Шевченко, уг. ул. Радостовца, 165б/72г, офис 712.

Отпечатано в соответствии с предоставленными материалами в типографии ТОО РПИК «Дәуір», 050009, г. Алматы, пр. Гагарина, 93а,

ҚАЗАҚСТАНДА

ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

В КАЗАХСТАНЕ

(4)

РЕДАКЦИЯЛЫҚ КЕҢЕС РЕДАКЦИОННЫЙ СОВЕТ

C. Қ. Шілдебай

директор Центрального государственного архива Республики Казахстан

А. Н. Нысанбаев

академик-секретарь Института философии, политологии и религиоведения Комитета науки Министерства образования и науки Республики Казахстан, академик НАН Республики Казахстан, доктор философских наук, профессор

В. П. Стремский

первый вице-ректор Института государственного и местного управления, кандидат исторических наук, профессор

Т. Н. Тойбаев

директор Республиканского государственного учреждения «Центральный государственный архив кинофотодокументов и звукозаписей»

Министерства культуры и спорта Республики Казахстан

З. Б. Агибетов

руководитель Департамента Комитета труда, социальной защиты и миграции Министерства труда и социальной защиты населения Республики Казахстан по Алматинской области

Р. С. Шимашева

руководитель управления по развитию языков, архивов и документации акимата

г. Алматы C. Қ. Шілдебай

Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік архивінің директоры

Ә. Н. Нысанбаев

Қазақстан Республикасы Білім және ғылым министрлігі Ғылым комитетінің Философия, саясаттану және дінтану институтының академик-хатшысы, Қазақстан Республикасы ҰҒА-ның академигі, философия ғылымдарының докторы, профессор

В. П. Стремский

Мемлекеттік және жергілікті басқару институтының бірінші вице-ректоры, тарих ғылымдарының

кандидаты, профессор

Т. Н. Тойбаев

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігі «Орталық мемлекеттік

кинофотоқұжаттар және дыбыстық жазба архиві» республикалық мемлекеттік мекемесінің директоры

З. Б. Агибетов

Қазақстан Республикасы Еңбек және халықты әлеуметтік қорғау министрлігі, әлеуметтік қорғау және көші-қон комитетінің Алматы облысы бойынша департаменті басшысы

Р. С. Шимашева

Алматы қаласы әкімдігінің Тілдерді дамыту, архивтер және құжаттама басқармасының басшысы

(5)

МАЗМҰНЫ

Іс қағаздарын жүргізушінің кітапханасы



ЖҰМЫСКЕРДІҢ БАСҚА ТҰРАҚТЫ ЖҰМЫСҚА

АУЫСУ ТУРАЛЫ ӨТІНІШІНІҢ ҮЛГІСІ

«Вираж» ЖШС директоры Ковалёв Виктор Андреевичке маркетинг бөлімінің маманы К. М. Ахатовадан

ӨТІНІШ

Мені 2022 жылғы 12 қыркүйектен бастап басқа жұмысқа – сату бөліміне сату жөніндегі менеджер лауазымына ауыстыруыңызды сұраймын.

2022 жылғы 5 қыркүйек жеке қолы К. Ахатова

(6)

Библиотека образцового делопроизводителя

ОБРАЗЕЦ ЗАЯВЛЕНИЯ РАБОТНИКА О ПЕРЕВОДЕ НА ДРУГУЮ ПОСТОЯННУЮ РАБОТУ

Директору ТОО «Вираж»

Ковалеву Виктору Андреевичу от специалиста отдела маркетинга Ахатовой К. М.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу перевести меня с 12 сентября 2022 года на другую работу – в отдел продаж на должность менеджера по продажам.

5 сентября 2022 года личная подпись К. Ахатова

(7)

МАЗМҰНЫ

Келесі нөмірден оқитындарыңыз:

►

Құжаттарды тіркеудің ұтымды жүйесі: енгізу және бақылау әдісі

►

Қазан айының құжаты:

электрондық тіркеу- бақылау карточкасының нысанын толтыру жолы

►

Компанияның

ақпараттық қауіпсіздігі:

толыққанды аудитті қалай жүргізу керек

Шартты белгілер

ЭЛЕКТРОНДЫҚ ҚҰЖАТ АЙНАЛЫМЫ

А. Адельгужин

Маңызды ақпаратты жоғалтпау үшін электрондық ғылыми-техникалық

құжаттардың есебін қалай жүргізу керек ... 9 ІС ҚАҒАЗДАРЫН МЕМЛЕКЕТТІК ТІЛДЕ ЖҮРГІЗУ

Ш. Әбдіғалиқызы

Қызметтік және баяндамалық жазбалар:

қашан және қайсысын жазу керек ... 17 ҚҰЖАТ РЕСІМДЕЙМІЗ

Қыркүйек айының құжаты: істің куәландыру

парағын қалай дұрыс ресімдеу керек ... 22 ХАТШЫҒА АРНАЛҒАН ПРАКТИКУМ

Н. Григорьева

Ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттар:

қағаз жұмыстарында шатаспас үшін

іс қағаздарын жүргізуші нені білуі керек ... 25 АҚПАРАТТЫҚ ТЕХНОЛОГИЯЛАР

Н. Артонкина

Хатшыға арналған kanban әдісі:

өнімділікті қалай арттыру және тапсырмаларды

орындамауды қалай болдырмау керек ... 28 ПЕРСОНАЛДЫҢ ТИІМДІЛІГІ

Қызметкердің туған күніне арналған үш ерекше сыйлық:

қарабайыр букет пен конверттегі ақшаны немен

алмастыруға болады ... 33 ПСИХОЛОГИЯЛЫҚ ПРАКТИКУМ

А. Верещагина

Жұмыстан босатылған кезді қалай еңсеру керек:

күйзеліске түспеу үшін психологтың сегіз кеңесі ... 36 КӘСІБИ СЕРГІТУ СӘТІ

Тест: Өз мәселелеріңізді шешуге қабілеттісіз бе? ... 39 ЖАДЫНАМАЛАР ЖӘНЕ ШПАРГАЛКАЛАР

Компанияның брендіне пайда әкелетін

қызметкерлерге арналған ерекше сыйлықтар ... 42 СҰРАҚ – ЖАУАП ... 43

(8)

СОДЕРЖАНИЕ

Читайте

в следующем номере:

►

Рациональная

система регистрации документов:

как внедрить и контролировать

►

Документ октября:

как заполнить форму электронной регистрационно- контрольной карточки

►

Информационная безопасность

компании: как провести полноценный аудит

Условные обозначения

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

Как вести учёт электронных научно-технических документов, чтобы не потерять

важную информацию ... 53 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО НА ГОСУДАРСТВЕННОМ ЯЗЫКЕ

Ш. Әбдіғалиқызы

Служебная и докладная записки:

когда и какую составлять ... 61 СОСТАВЛЯЕМ ДОКУМЕНТ

Документ сентября: как правильно оформить

лист-заверитель дела ... 66 ПРАКТИКУМ ДЛЯ СЕКРЕТАРЯ

Н. Григорьева

Организационно-распорядительные документы:

что важно знать делопроизводителю, чтобы

не запутаться в бумагах ... 69 ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

Н. Артонкина

Метод kanban для секретаря: как повысить

продуктивность и избежать невыполнения задач... 72 ЭФФЕКТИВНОСТЬ ПЕРСОНАЛА

Три нестандартных подарка на день рождения сотрудника: чем заменить банальные букеты

и деньги в конвертике ... 77 ПСИХОЛОГИЧЕСКИЙ ПРАКТИКУМ

Как пережить увольнение: восемь подсказок

психолога, чтобы не впасть в депрессию ... 80 ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ РАЗМИНКА

Тест: Способны ли вы решать свои проблемы? ... 83 ПАМЯТКИ И ШПАРГАЛКИ

Оригинальные подарки сотрудникам,

которые принесут пользу бренду компании ... 86 ВОПРОСЫ–ОТВЕТЫ ... 87

(9)

НОРМАТИВТІК ҚҰҚЫҚТЫҚ АКТІЛЕР

ҚОЛДАНЫЛАТЫН НОРМАТИВТІК ҚҰҚЫҚТЫҚ АКТІЛЕР ҚЫСҚАРТУЛАРЫНЫҢ ТІЗІМІ

ҚР ЕК – Қазақстан Республикасының 2015 жылғы 23 қарашадағы № 414-V Еңбек кодексінің (2022.27.06 берілген өзгерістермен және толықтырулармен)

ҚР ҚК – Қазақстан Республикасының 2014 жылғы 3 шілдедегі № 226-V Қылмыстық кодексi (2022.27.06 берілген өзгерістермен және толықтырулармен)

ҚР ҚПК – Қазақстан Республикасының 2014 жылғы 4 шілдедегі № 231- V Қылмыстық-процестік кодексі (2022.09.07 берілген өзгерістермен және толықтырулармен)

Халықты жұмыспен қамту туралы заң – «Халықты жұмыспен қамту ту- ралы» Қазақстан Республикасының 2016 жылғы 6 сәуірдегі № 482-V Заңы (2022.27.06 берілген өзгерістермен және толықтырулармен)

Бухгалтерлік есепті жүргізу қағидалары – Қазақстан Республика- сы Қаржы министрінің 2015 жылғы 31 наурыздағы № 241 бұйрығымен бекітілген Бухгалтерлік есепті жүргізу қағидалары (2021.22.10 берілген өзгерістермен және толықтырулармен)

Сақтау мерзімдері көрсетілген үлгілік құжаттар тізбесі – Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің м. а. 2017 жылғы 29 қыркүйектегі № 263 бұйрығымен бекітілген Сақтау мерзімдерін көрсете отырып, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар қызметінде жаса- латын үлгілік құжаттар тізбесі (2022.11.07 берілген өзгерістермен және толықтырулармен)

Лауазымдардың біліктілік анықтамалығы – Қазақстан Республи- касы Еңбек және халықты әлеуметтік қорғау министрінің 2020 жылғы 30 желтоқсандағы № 553 бұйрығымен бекітілген Басшылар, мамандар және басқа да қызметшілер лауазымдарының біліктілік анықтамалығы

ҚР ЖС № 9 НҚ – «Соттардың еңбек дауларын шешу кезінде заңнаманы қолдануының кейбір мәселелері туралы» Қазақстан Республикасы Жоғарғы Сотының 2017 жылғы 6 қазандағы № 9 нормативтік қаулысы (2018.20.04 берілген өзгерістермен)

/ n p d -

doc?npmid=93&npid=2193

/ n p d -

/npd-doc?npmid=93&npid=1208

(10)

НОРМАТИВНЫЕ ПРАВОВЫЕ АКТЫ

ТК РК – Трудовой кодекс Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года

№ 414-V (с изменениями и дополнениями по состоянию на 27.06.2022)

УК РК – Уголовный кодекс Республики Казахстан от 3 июля 2014 года

№ 226-V (с изменениями и дополнениями по состоянию на 27.06.2022)

УПК РК – Уголовно-процессуальный кодекс Республики Казахстан от 04 июля 2014 года № 231-V (с изменениями и дополнениями по состоянию на 09.07.2022)

Закон о занятости населения – Закон Республики Казахстан от 06 апреля 2016 года № 482-V «О занятости населения» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 27.06.2022)

Правила ведения бухгалтерского учёта – Правила ведения бухгалтер- ского учёта, утверждённые приказом Министра финансов Республики Казах- стан от 31 марта 2015 года № 241 (с изменениями и дополнениями по состо- янию на 22.10.2021)

Перечень типовых документов с указанием сроков хранения – Пере- чень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения, утвер- ждённый приказом и. о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263 (с изменениями и дополнениями по состо- янию на 11.07.2022)

Квалификационный справочник должностей – Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утверждённый приказом Министра труда и социальной защиты населения Республики Казахстан от 30 декабря 2020 года № 553

НП ВС РК № 9 – Нормативное постановление Верховного Суда Республики Казахстан от 6 октября 2017 года № 9 «О некоторых вопросах применения судами законодательства при разрешении трудовых споров» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 20.04.2018)

\npd-doc?npmid=93&npid=3168

/ n p d -

\ n p d - d o c . aspx?npmid=93&npid=5039

СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ НОРМАТИВНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ

(11)

«

»

Ì аңызды ақпаратты

жоғалтпау үшін электрондық ғылыми-техникалық

құжаттардың есебін қалай жүргізу керек

ПРОМОАНОНС: Электрондық ғылыми-техникалық құжаттар дың есебін олардың саны мен құрамын есепке алу бірліктерінде, сондай-ақ әрбір есепке алу бірлігінің белгілі бір кешенге тиесілігін белгілеу үшін жүргізеді. Жаңа мақалада біз электрондық ғылыми- техникалық құжаттардың түсуін, шығуын, санын, құрамын және жағдайын тіркейтін барлық есепке алу құжаттарын талдаймыз. Бұл құжаттама жа- сау және архив ісі қағидаларына сәйкес есептік деректер база- сын жүргізуге көмектеседі. А. Адельгужин,

құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және құжаттарды архивтік сақтау жөніндегі сарапшы, Алматы қ

Электрондық ғылыми-техникалық құжаттар, кез келген басқа да құжаттар сияқты, есепке алуды қажет етеді. Ең алдымен, бұл олардың саны мен құрамын есепке алу бірліктерінде, сондай-ақ әрбір есепке алу бірлігінің белгілі бір кешенге тиесілігін белгілеу үшін қажет. Жаңа мақалада біз электрондық ғылыми-техникалық құжаттардың келіп түсуін, шығуын, санын, құрамын және жағдайын тіркейтін барлық есеп- ке алу құжаттарын талдаймыз. Бұл құжаттама жасау және архив ісі қағидаларына сәйкес есептік деректер базасын жүргізуге көмектеседі.

Есепке алу құжаттары туралы нені міндетті түрде білу керек

Электрондық ғылыми-техникалық құжаттардың есебін жүргізу үшін оларға архивтік шифрдің бөлігі болып табылатын нөмірлер беріледі.

Электрондық құжаттарды есепке алудың негізгі бірліктері:

1) архивтік қор;

2) электрондық ғылыми-техникалық құжаттаманы сақтау бірлігі.

(12)

Ведомстволық (жеке) архивте ұйымның электрондық ғылыми-техника- лық құжаттарын есепке алу кезінде келесі қағидаттарды сақтау маңызды:

1) бірыңғай есепке алу бірліктерін қолдануда көрсетілген орталықтан- дыру;

2) архивтік электрондық құжаттарды олармен жұмыс істеудің барлық са- тыларында есепке алу сабақтастығын сақтауға негізделген біріздендіру;

3) есепке алу құжаттарына өзгерістерді уақтылы және жедел енгізумен не- месе жаңа есепке алу құжаттарын жасаумен қамтамасыз етілетін серпінділік;

4) есепке алудың толықтығы мен анықтығы.

Есепке алу құжаттарына, сондай-ақ электрондық ғылыми- техникалық құжаттардың ведомстволық (жеке) архивінің есеп- ке алу дерекқорына қолжеткізу тәртібін ұйым басшысының бұйрығымен (өкімімен) айқындайды.

Қағаз жеткізгіштердегі барлық есепке алу құжаттары архив қоймасында сейфтерде немесе металл шкафтарда сақталады. Электрондық ақпарат тасығыштағы құжатты есепке алудың әрбір бірлігі туралы ақпараттарды дерекқордың есепке алу қорына және қағаз тасығыштағы есепке алу карточкасына енгізеді (1-қосымша).

Электрондық ғылыми-техникалық құжаттаманың сақтау бірліктері тұрақты сақталатын электрондық ғылыми-техникалық құжаттардың сақтау бірліктерінің тізімдемелері бойынша архивтік қорының құрамында ескеріледі. Олардың ақпараттық көлемі мегабайтта (Мбайт) көрсетіледі.

Электрондық ғылыми-техникалық құжаттаманың есепке алу бірлігі XML пакетіне қалыптастырылады. Егер электрондық құжаттардың сақтау бірліктерінің және (немесе) ақпараттық көлемінің саны жаңа жеткізгіштерге қайта жазу немесе көші-қон (айырбастау) нәтижесінде өзгерсе, онда олар қайта жазу және көші-қон туралы актіде (2-қосымша), тұрақты сақталатын электрондық ғылыми-техникалық құжаттар тізімдемесінің жаңа бөлімінде және архив қорының парағында тіркеледі.

Ғылыми-зерттеу (ғылыми) жұмыстары туралы электрондық есептер- дің уақытша архивтік сақтауға келіп түсуі электрондық ғылыми-зерттеу құжаттамасының электрондық түгендеу кітабында ескеріледі. Электрон- дық ғылыми-техникалық құжаттардың қалған түрлерінің келіп түсуі электрондық ғылыми-техникалық құжаттардың әрбір түріне енгізілетін электрондық түгендеу кітаптарында ескеріледі. Әрбір келіп түскен неме- се шыққан құжаттардың саны өсу қорытындысымен қойылады және келесі бөлшектермен көрсетіледі: есепке алу бірліктерінде/сақтау бірліктерінде/

Мегабайттарда.

Электрондық құжаттарды сақтайтын ұйымның ведомство- лық (жеке) архивінің құжаттамасында электрондық ғылыми- техникалық құжаттардың саны, олардың Мбайт-тағы көлемі, сондай-ақ қағаз тасығыштарда аналогтары жоқ ерекше ақпарат- тық ресурстар ескеріледі.

(13)

Есептік құжаттар болып табылады:

1) ғылыми-техникалық құжаттамасы мемлекеттік сақтауға берілуге жа- татын жобалардың, мәселелердің тізбесі;

2) тұрақты сақталатын электрондық ғылыми-техникалық құжаттаманың сақтау бірліктерінің тізімдемесі.

Қосалқы есептік құжаттар ретінде келесілерді жасайды және қолда- нады:

● құжаттарды қайта жазуды және көші-қонды есепке алу журналын;

● ғылыми-техникалық құжаттаманы сақтау бірліктерінің электрондық құжаттарының ішкі тізімдемесін.

Есепке алу дерекқорын қалай сауатты жүргізу керек

Деректер қоры – бұл өзара байланысты ақпаратты сақтауға, өзгертуге және өңдеуге арналған ұйымдастырылған құрылым. Ұйымның ведомство- лық (жеке) электрондық ғылыми-техникалық құжаттар архивінің есепке алу дерекқорын келесі мақсаттарда жүргізеді:

1) ұйымның электрондық ғылыми-техникалық құжаттарының ве- домстволық (жеке) архивінің төлқұжатын автоматтандырылған режимде жасау;

2) әртүрлі автоматтандырылған режимде дайындау:

● статистикалық мәліметтер;

● талдау кестелерінің, оның ішінде архивтік құжаттар көлемінің, құра- мының және жай-күйінің өзгеру динамикасы туралы;

3) ведомстволық (жеке) архивте қандай да бір электрондық ғылыми- техникалық құжаттардың болуы туралы мәліметтерді тұрақты түрде ұсыну.

Есепке алу дерекқорлары деректемелерінің тізбесі есепке алу объектісін сипаттайтын негізгі көрсеткіштерге сәйкес жасалады:

● архивтік қор;

● сақтау бірлігі;

● есепке алу бірлігі;

● тұрақты сақталатын ғылыми-техникалық құжаттаманың электрондық бірліктерінің тиісті тізімдемесіне енгізілген сақтау бірліктерінің, есепке алу бірліктерінің тобы;

● ғылыми-техникалық құжаттамасы мемлекеттік сақтауға берілуге тиіс жобалардың, мәселелердің тізбесі.

Есепке алу дерекқорлары электрондық құжаттардың ведомстволық (жеке) архивінде бар басқа да ақпараттық дерекқорлармен өзара байланыс- та жұмыс істейді және жинақтау көзі ұйым болып табылатын мемлекеттік архивтің тиісті есепке алу дерекқорларымен үйлесімді болуға тиіс. Дерек- тер базасы мен дәстүрлі негізгі бухгалтерлік құжаттардың сабақтастығы мәліметтер базасында негізгі бухгалтерлік құжаттардың деректемелерін пайдалану арқылы қамтамасыз етіледі.

(14)

Есептік дерекқорды сауатты жүргізу үшін әр деректеменің мазмұнын және дерекқорды басқаруды ұйымдастыруды сипаттай- тын нұсқаулық жасалады.

Автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппарат: толық іздеуді қалай қамтамасыз етуге болады

Автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппарат – электрондық ғылыми-техникалық құжаттарды тиімді іздестіруге арналған архивтік анық- тамалықтар кешенін қамтитын деректер базасы. Ол ұйымның электрон- дық құжаттарының ведомстволық (жеке) архивінде құрылған ақпараттық- іздестіру жүйесіне негізделеді. Ақпаратты электрондық ғылыми-техникалық құжаттаманың электрондық есепке алу-тіркеу карточкасының бір өрісі немесе бірнеше өрісі бойынша іздейді (3-қосымша).

Автоматтандырылған режимде:

1) электрондық ғылыми-техникалық құжаттарды электрондық ғылыми- техникалық құжаттаманың тиісті сақтау бірліктеріне жібереді;

2) тиісті сақтау бірліктерінен электрондық құжаттарды алады;

3) электрондық ғылыми-техникалық құжаттаманы сақтаудың тиісті бірліктеріне кірген электрондық ғылыми-техникалық құжаттардың тіз бесін жасайды;

4) ғылыми - техникалық құжаттаманың электрондық сақтау бірліктерінің тізімдемелерін қалыптастырады.

Ақпаратты іріктеудің басты негіздерінің бірі электрондық ғылыми-техникалық құжаттарды сақтау мерзімі болып табы- лады.

Электрондық ғылыми-техникалық құжаттаманың сақтау бірліктерінің тізімдемесінде ақпаратты сипаттаудың келесі деректемелері қамтылады:

1) сақтау бірлігінің нөмірі;

2) сақтау бірлігінің тақырыбы;

3) сақтау бірлігінің соңғы күндері;

4) әрбір сақтау бірлігінің форматы және ақпараттық көлемі.

Электрондық каталогтағы сипаттаманың негізгі деректемелері:

● индекс;

● айдар (кіші айдар);

● оқиғаның күні мен орны;

● электрондық тасымалдағыштағы мазмұны, атауы және іздеу деректері.

(15)

Архивтік құжаттардың іздеу деректерін көрсете отырып, автомат- тандырылған режимде келесілер қалыптастырылады:

1) құжаттардың құрамы мен мазмұны бойынша электрондық архивтік анықтамалықтар;

2) ғылыми-техникалық құжаттамасы мемлекеттік сақтауға берілуге жа- татын жобалардың, мәселелердің электрондық тізбесі;

3) сақтау бірліктерінің электрондық тізімдемелері;

4) электрондық каталогтар, көрсеткіштер, тарихи анықтамалар, тақы- рыптық шолулар;

5) құжаттардың электрондық тақырыптық тізбелері;

6) құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы электрондық анықтамалар жатады.

Электрондық архив каталогтарының түрлері. Қосу тәсілі бойынша ғылыми-техникалық құжаттаманың электрондық каталогтары келесілерге бөлінеді:

1) электрондық пәндік каталог;

2) электрондық авторлық (атаулы) каталог;

3) электрондық жүйелік каталог;

4) электрондық түгендеу каталогы;

5) электрондық нөмірлік каталог;

6) электрондық объектілік каталог;

7) электрондық географиялық каталог;

8) электрондық тақырыптық каталог.

Архивтік электрондық құжаттардың іздеу деректерінің келесі деректе- мелері есепке алу сипаттамаларын қамтиды және ұйымның ведомство лық (жеке) электрондық құжаттар архивінің есепке алу дерекқорынан өзгеруі мүмкін:

1) «архивтік қор атауы және нөмірі»;

2) «тұрақты сақталатын электрондық ғылыми-техникалық құжаттаманың сақтау бірліктері тізімдемесінің нөмірі»;

3) «электрондық сақтау бірлігінің (электрондық есепке алу бірлігінің) нөмірі».

Автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппарат электрондық құжаттарды жедел және көп аспектілі іздестіруге кең мүмкіндіктер береді.

Автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппараттың функцияларын рәсімдер арқылы орындайды:

1) ақпаратты іздеу;

2) іздеу нәтижелерін экранда немесе файлдар мен басып шығарулар тү- рінде ұсыну;

3) анықтамалықтардың мәтіндерін қалыптастыру.

Сипаттама объектісін сипаттайтын негізгі сөздер жүйеге сипаттау про- цесінде немесе оны аяқтағаннан кейін енгізіледі. Кілтті сөздер пайдалану- шы ға архив қоры, электрондық істердің жиынтық тізімдемесі, электрон дық іс және электрондық құжат деңгейінде ақпаратты жылдам іздеу мүм- кіндігін береді. Толық мәтінді деректер базасы бойынша ақпаратты іздеу пай даланушының электрондық құжат бөлімдерінің тақырыптарына тиісті мәтінге көшуімен (қажет болған жағдайда) жүгінуін көздейді. Пайдалану-

(16)

шыға қажет болған жағдайда құжаттың толық мәтінінің көшірмесін алуға жедел мүмкіндік беріледі. Толық мәтінді электрондық құжаттар туралы ақпаратты тезаурустың баспа нұсқаларынан немесе электронды құжат мәтінінің айтуы бойынша жіктеу индекстерінен таңдалған дескрипторлар іздейді.

Автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппараттың деректер базасының құрылымында міндетті деректемелердің болуы және осы деректемелер бойынша ақпаратты электрондық форматта беру ұйымның электрондық архиві мен мемлекеттік архивтің автоматтандырылған ғылыми-анықтамалық аппаратының деректер базасының үйлесімділігін қамтамасыз етеді.

Біз мақалада ұсынған электрондық ғылымитехникалық құжат

тардың есебін жүргізудегі нақты реттілік қажетті ақпаратты жедел табуға мүмкіндік береді. Ал егер ұйымның электрондық архивінің деректер базасы құрылымдалған және басқа да ақпараттық деректер базасымен өзара байланыста жұмыс істейтін болса, онда құжаттардың тәртібі қамтамасыз етіледі. Ал оны тәртіпке келтіру жолдарын сіз енді білесіз.

1-қосымша Электрондық ғылыми-техникалық құжаттаманы есепке алу бірлігінің есептік

карточкасының нысаны (оң беті) Құжаттар келіп

түскен ұйымның құрылымдық бөлімшесінің атауы

Есепке алу бірлігінің тақырыбы

Сақтау бірлігінің

№

Электрондық құжаттар даналарының болуы

туралы белгі

Келіп түскен күні

Формат Тасымал-

дауыштың түрі

Көлемі

(Мбайт) Деректер қорына арналған жазбалар

саны

Жасалған күні

Сақтау мерзімі Сақталатын

орны Ескертпелер Жазбаны енгіз-

ген адамның қолтаңбасы Карточканың артқы беті

Жұмыс түрі (қайта жазу, көші-қон)

Қайта жазу және

көші-қон актісінің №

Дата Жаңа

формат Көлем

(Мбайт) Тасымал- дауыштың

түрі

Сақтау бірлігінің

№

Жазбаны енгізген адамның қолтаңбасы

А5 (148Х210) форматы

(17)

2-қосымша Электрондық құжаттардың көші-қоны және қайта жазылуы

туралы актінің нысаны

Ұйымның ресми атауы БЕКІТЕМІН

Ұйым басшысының лауазым атауы

Ұйым басшысының ЭЦҚ-сы

Күні№___ АКТІ Жасалған орны

№___ архив қорының электрондық құжаттарының көші-қон және қайта жазылуы

№__ электрондық істердің жиынтық

тізбесі №__ сақтау бірлігі

1 2

Қайта жазу/көшіру алдындағы электрондық құжаттардың сипаттамалары:

Пішім____Көлем (МБ)______Сақтау бірліктерінің саны мен нөмірлері _____.

Қайта жазу/көшіру алдындағы электрондық құжаттардың сипаттамалары:

Пішім____Көлем (МБ)______Сақтау бірліктерінің саны мен нөмірлері _____.

Жұмысты орындаған:

Лауазымдар атауы Жұмыскерлердің ЭЦҚ-сы Жұмысты қабылдаған:

Ұйымның электрондық құжаттарының ведомстволық (жеке) архивінің басшысы Архив басшысының ЭЦҚ-сы

Күні

Есептік құжаттарға өзгерістер енгізілді:

Өзгерістерді енгізген тұлғаның лауазым атауы Өзгерістер енгізген адамның ЭЦҚ-сы

Күні

(18)

3-қосымша Электрондық ғылыми-техникалық құжаттарды есепке алу және тіркеу

карточкасының нысаны Электрондық ҒТҚ-ның

өндірістік нөмірі Электрондық ҒТҚ жасау күні

мен орны

Басқа ұйымнан келіп түскен электрондық

ҒТҚ күні және тағайындалған өндірістік нөмірі

Электрондық ҒТҚ өндірістік нөмірі, орны мен шығу

күні

Электрондық ҒТҚ авторы Электрондық ҒТҚ түрі Электрондық ҒТҚ тасымалдауышының түрі Электрондық ҒТҚ

тақырыбы немесе қысқаша мазмұны

Электрондық ҒТҚ (Мбайтпен) ақпараттық көлемі

Электрондық ҒТҚ форматы

Басқа да мәліметтер

(19)

ІС ҚАҒАЗДАРЫН МЕМЛЕКЕТТІК ТІЛДЕ ЖҮРГІЗУ

Ш. Әбдіғалиқызы, іскерлік әкімшілік магистрі, бизнес-тренер, Алматы

«

Қ ызметтік және

баяндамалық жазбалар:

қашан және қайсысын жазу керек

Қызметтік және баяндамалық жазбалар мақсаты бойынша ұқсас – екеуі де ақпараттық сипатта болады, сондықтан көп адам олардың арасында айтарлықтай айырмашылық жоқ деп санайды. Дегенмен, бұл мазмұны, адрестілігі және құрастыру мақсаты бойынша ерекше- ленетін әртүрлі құжаттар. Іс жүзінде баяндамалық жазбаның орны- на қызметтік жазбаны жазып жатады. Жаңа мақалада құжаттар арасындағы айырмашылықтарды қарастырамыз, қашан және қайсысын

жасау керектігін анықтаймыз және оларды ресімдеу үлгілерін береміз.

»

Баяндамалық жазба

Баяндамалық жазба орын алған оқиғалар, фактілер, құбылыстар, ше- шім қабылдауды талап ететін қалыптасқан жағдай туралы басшылыққа хабарлайды. Ол оң және теріс мазмұнды болуы мүмкін, бірақ екі жағдайда да бірінші басшының шешімі қажет. Көбінесе бұл мәселелер жағдайды қаржылық шешумен байланысты (1, 2 қосымшалар).

(20)

Баяндамалық жазбаның мәтіні үш бөліктен тұрады:

1) жазуға түрткі болған себептер;

2) қалыптасқан жағдайды талдау;

3) мәселені шешу бойынша ұсыныстар.

Қызметтік жазба

Қызметтік жазба – бұл ұйымның жұмыскері басқа жұмыскердің аты- на немесе құрылымдық бөлімшенің басшысы басқа құрылымдық бөлімше басшысының атына қандай да бір жұмысты орындау туралы, материалдық- техникалық, ақпараттық, шаруашылық қамтамасыз ету мәселелері бойынша жасалатын құжат. Ол істің мәнін көрсететін бір бөліктен ғана тұруы мүмкін (3-қосымша).

Қызметтік жазба мен баяндамалық жазбаның айырмашылығы неде

Қызметтік жазба құрылымдық бөлімшенің бір басшысынан басқа құрылымдық бөлімшенің басшысына немесе ұйымның бір қызметкерінен басқа құрылымдық бөлімшенің қызметкеріне, яғни бір мәртебедегі адамдарға жіберіледі.

Ал баяндамалық жазба құрылымдық бөлімшенің басшысынан ұйым бас- шысына жіберіледі. Яғни, төменгі сатыдағы басшыдан ұйымның жоғары сатыдағы басшысына жіберіледі.

Барлық айырмашылықтар кестеде жинақталған, оны сіз өз жұмысыңызда шпаргалка ретінде пайдалана аласыз.

Баяндамалық жазба Қызметтік жазба

Жазбаның

мақсаты Белгілі бір жағдай, факт немесе орын- далған жұмыс туралы ақпарат ты жеткізу.

Құрастырушының қорытындылары мен ұсыныстарын көрсету.

Жазбаша баяндауды қажет ететін қандайда бір мәселелерді тез арада шешу.

Сұрау салуға жауап алу, тапсырманы нақ- тылау немесе бірдеңе ұсыну.

Кімге

жіберіледі Компаниядағы жоғары тұрған адамға (бөлім бастығы – кәсіпорын басшысына, қызметкер – басшыға).

Жазбаны құрастырушымен бірдей басқару деңгейінде тұрған адамға (басшы – басшыға, жұмыскер басқа жұмыскерге). Адресат пен құрастырушы бір-біріне бағынбайды.

Құжаттың

мазмұны Бірінші бөлігі – жазу себептері мен сыл- таулары.

Екінші бөлім – хабарлау, жағдайды тал- дау.Үшінші бөлім – қорытындылар, ұсы- ныс тар, өтініштер.

Істің мәнін баяндайтын бір бөліктен ғана тұруы мүмкін.

Мысалдар Сыйақы тағайындау туралы ұсыныс,

қызметкерді жұмыстан шеттету және т. б. Қызметкерлерге демалыс күніне рұқсат қағазын беру туралы өтінім, кеңседегі жөндеу жұмыстары туралы хабарлама, қол қою құқығына сенімхат және т. б.

(21)

1-қосымша

«РекМИ» агенттігі» ЖШС Клиенттермен жұмыс жүргізу бөлімі

БАЯНДАМАЛЫҚ ЖАЗБА

20__жылғы 05 тамыз № 06-15/47 Алматы қ.

Директор А. Г. Абдиеваға Бөлімнің штат санын

ұлғайту қажеттілігі туралы 20__.08.08 дейін

С. Н. Кыдырбаева және А. С. Айдаров қарап, нақты бірлескен ұсыныс енгізулеріңізді сұраймын А. Абдиева 20__.05.08

(Жазу себебі) Қазіргі уақытта біздің ұйымға табысты жұмыс жасау үшін әлеуетті клиент- тер туралы дерекқорды ұлғайту қажет. Дерекқорды кеңейтудің нақты жолдарының бірі – бұқаралық ақпарат құралдарының, атап айтқанда, баспасөз деректерін үнемі талдап отыру болып табылады.

(Талдау) Біздің бөлімнің қазіргі құрамындағы үш қызметкердің талдаулық басылымдар- ды толық зерделеуге мүмкіндігі жоқ болғандықтан, бөлім штатына тағы екі менеджер қосу қажет деп санаймын.

(Шешім) Әлеуетті клиенттерді анықтау үшін менеджерлер баспасөз деректерін зерделеп талдап отырады, сондай-ақ БАҚ нарығындағы жағдай туралы оперативті ақпаратты апта сайынғы есеп нысанында беріп отырады.

(Ұсыныс, іс-әрекет) Жұмыскерлерді осы жұмысқа университеттің журналистика факультетінің 4 – 5 курсынан немесе Жарнама мектебі студенттер арасынан іріктеп алуды ұсынамын.

Бастық Ибраев Б. Ибраев

Орынд. Л. Ж. Кульсариева 2662723

(22)

2-қосымша

№ 15 қалалық аурухана Терапия бөлімі БАЯНДАМАЛЫҚ ЖАЗБА

20__жылғы 05 желтоқсан № 06-15/147 Алматы қ.

Тәртіптік комиссиядан 20__.08.12 дейін мән-жайды анықтап, нәтижесі тура- лы ақпарат беруді сұраймын

Б. Сакенов 20__.05.12

Бас дәрігер Б.И. Сакеновке Аға медициналық бике Р. Б. Курманбаевадан

С. О. Бахтыгерееваны жұмыстан шеттету туралы

Сізге бүгін 20__жылғы 5 желтоқсанда терапия бөлімінің медициналық бикесі Сауле Омаровна Бахтыгереева сағат 10:30-да өз жұмыс орнында алкогольдік масаңдық жағдайда болғанын хабарлаймын.

ҚР Еңбек кодексінің 48-бабын және өз лауазымдық нұсқаулығымды басшылыққа ала оты- рып, мен С. О. Бахтыгерееваны жұмысынан шеттеттім.

ҚР Еңбек кодексінің 65-бабына сәйкес медициналық бике С. О. Бахтыгерееваға сөгіс беруіңізді сұраймын.

Аға медбике Курманбаева Р. Курманбаева

Орынд. Л. Ж. Кульсариева 2662723

(23)

3-қосымша

«Сұңқар» АҚ

Шаруашылық басқармасы ҚЫЗМЕТТІК ЖАЗБА

20__жылғы 20 ақпан № 24-15/17

Бөлімшелер басшыларына Қол қоюға құқығы бар

сенімхат туралы

«Сұңқар» АҚ-да Мөрлер мен мөртабандарды жасау, есепке алу, сақтау, пайдалану және жою туралы бекітілген қағиданың тәртібіне сәйкес 20__жылға берілген «Сұңқар» АҚ атынан тауарларды, кызмет көрсету мен жұмыстарды сатып алу үшін шарттарға, келісімдерге қол қою құқығы бар сенімхаттардың көшірмелерін тапсыруыңызды сұраймыз.

Сенімхаттардың көшірмесін барынша қысқа мерзім ішінде ұсынуыңызды сұраймыз.

Шаруашылық

басқармасының бастығы Сакенова О. Сакенова

Орынд. Нурбаев Н. 1 – 47