• Ешқандай Нәтиже Табылған Жоқ

Делопроизводство в Казахстане

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2023

Share "Делопроизводство в Казахстане"

Copied!
100
0
0

Толық мәтін

(1)

ISSN 1996-2029

2021

ДЕЛОПРОИЗ ВОДСТВО

В КАЗАХСТАНЕ ҚАЗАҚСТАНДА

ІС ҚАҒАЗДАР ЫН ЖҮРГІЗУ

9 (177)

ЖЕКЕ ТҰЛҒАЛАР ҚҰЖАТТАРЫНЫҢ АРХИВТІК ТІЗІМДЕМЕСІН ҚАЛАЙ ЖАСАУ КЕРЕК

ҮМІТКЕРЛЕРГЕ ҚҰНДЫ ҰСЫНЫС:

КОМПАНИЯНЫҢ АРМАНЫ ЕКЕНІҢІЗДІ ҚАЛАЙ КӨРСЕТУГЕ БОЛАДЫ

HR ЖАНЖАЛҒА АРАЛАСУЫ КЕРЕК БОЛҒАНДА. ҚЫЗМЕТКЕРЛЕР

АРАСЫНДАҒЫ СЕГІЗ ДАУЛЫ ЖАҒДАЙ ЖƏНЕ ОЛАРДЫ ШЕШУ ƏДІСТЕРІ

КАК СОСТАВИТЬ АРХИВНУЮ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ ЦЕННОСТНОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ

КАНДИДАТАМ: КАК СОСТАВИТЬ И ПОКАЗАТЬ, ЧТО ВЫ КОМПАНИЯ МЕЧТЫ

КОГДА HR ДОЛЖЕН ВМЕШАТЬСЯ В КОНФЛИКТ. ВОСЕМЬ СПОРНЫХ СИТУАЦИЙ МЕЖДУ СОТРУДНИКАМИ И СПОСОБЫ ИХ РЕШИТЬ

Электронная система

«ACTUALIS: Кадровое дело»

Получите демо-доступ БЕСПЛАТНО на сайте vip-kadry.mcfr.kz

НОВОЕ в электронной системе:

Какой документ должен предоставить

www.kadry.mcfr.kz

(2)

ПРИМИТЕ УЧАСТИЕ В ПРАКТИЧЕСКОМ ОБУЧЕНИИ

Тел.: +7 777 273 32 28;

АКЦИЯ

2+1

При участии двух слушателей в онлайн семинаре – участие третьего в подарок!

«Трудовые споры в РК и согласительная комиссия как эффективный инструмент их разрешения»

«Изменения в документации.

Делопроизводство на государственном

и русском языках. Номенклатура дел. Работа архива»

«Кадровое делопроизводство на государственном и русском языках с изменениями в ТК РК 2021»

«Актуальные вопросы трудовых отношений в период пандемии»

«Применение трудового законодательства РК, развитие навыков ведения переговоров и достижения консенсуса в трудовых спорах»

13–14 сентября

13–14 сентября

20–21 сентября

24 сентября

29–30 сентября

(3)

9 (177) 2021

ұрметті оқырмандар!

важаемые читатели!

Жанжалдар қызметкерлердің өнімді жұмыс істеуіне кедергі келтіреді: адамдар бизнес мәселелерін шешудің орнына, ақы төленген уақыты мен күш-қуатын дауласуға жұмсайды. Кәдімгі сөгіс мәселені шешпейді – бұл әріптестер арасындағы араздықты күшейтеді. Мақаладан HR қақтығыстарға қашан араласу керектігін білетін боласыз.

Әріптестеріңіз «Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу» журналына айтып берген әдеттегі қателіктер мен оларды шешу жолдарын көрсетеміз.

Сонымен қатар жеке тұлғалардың архивтік тізімдемесін қалай жасау керектігін айтамыз.

Содан кейін жаңадан келген қызметкердің бейімделуі туралы әңгімелесеміз.

Процедура туралы айтып береміз және қазір жұмысыңызда қолдана алатын және сынақ кезеңінде қызметкерлердің тұрақсыздығын төмендететін үш дайын скриптімен бөлісетін боламыз.

Сол сияқты үміткерлерге құнды ұсыныс жасап, армандағы компания екеніңізді қалай көрсетуге болатындығы туралы кеңес береміз.

Журналдың соңында бизнес-кейстің шешімін тауып, «Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу» журналының жүлдесін ұтып алыңыз.

Сіздерге қолайлы болу үшін журнал баспа және электрондық форматтарда шығады.

Журналға www.e.delopro.mcfr.kz сайтында жазылуға болады. «ACTUALIS: Кадровое дело» электрондық жүйесінде өзекті және пайдалы ақпаратты көбірек табасыздар.

Алла Ким, бас редактор, е - mail: kadry - otk2 @ mcfr.kz

Собственник: ТОО «МЦФЭР–Казахстан»

Генеральный директор – Т. С. Бектурсынова ТОО «МЦФЭР–Казахстан»

Редакция тематического направления

«ОХРАНА ТРУДА, КАДРЫ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО»

Руководитель тематического направления – С. Е. Сергеенко

head.kadry@mcfr.kz Главный редактор журнала – А. С. Ким

kadry-otk2@mcfr.kz

тел.: +7 (727) 323-62-08 (вн. 116) Редактор по работе с авторами – И. В. Пильгук

Литературный редактор-переводчик текстов на казахский язык – К. О. Исламова Руководитель отдела допечатной подготовки – А. Х. Дербесова Дизайнер-верстальщик – М. Д. Ниязбаева Адрес редакции: 050009, г. Алматы, ул. Шевченко, уг. ул. Радостовца, 165б/72г, офис 712

тел.: +7 (727) 323-62-08 (вн. 117), 323-62-29 Отдел маркетинга

Бренд-менеджер – С. М. Талгатов, bm2@mcfr.kz

тел. +7 (727) 323-62-29 (вн. 134) Отдел адресной подписки и сбыта тел./факс: +7 (727) 323-62-12, 323-62-13 e-maіl: sbyt@mcfr.kz, іnfo@mcfr.kz Менеджер по работе с клиентами – Д. А. Тойчибеков

sb1@mcfr.kz

тел.: +7 (727) 323-62-12, 323-62-13 (вн. 127) Менеджер по работе с клиентами – Г. Е. Жантикеева

support@mcfr.kz

тел.: +7 (727) 323-62-12, 323-62-13 (вн. 130) Подписку можно оформить:

по onlіne-заявке – www.kadry.mcfr.kz

в редакции, в отделе адресной подписки

по каталогам (подписной индекс – 75385) – «Казпочта»: почтовые отделения – «Евразия-пресс»: тел. +7 (727) 382-34-87 – «Эврика-пресс»: тел. +7 (727) 375-12-65 Свидетельство о постановке на учёт периодического печатного издания и информационного агентства № 15567-Ж от 18.09.2015 выдано Министерством по инвестициям и развитию Республики Казахстан. Комитет связи, информатизации и информации.

Мнение редакции может не совпадать с мнением авторов.

Перепечатка материалов, опубликованных в журнале, допускается только с письменного согласия редакции.

Представленные тексты нормативных правовых актов идентичны официально опубликованным версиям.

Редакция не несёт ответственности за содержание рекламных материалов.

PR-материал публикуется на правах рекламы.

Претензии по опубликованной рекламе принимаются в течение 10 календарных дней со дня выхода номера.

Подписано в печать 31.08.2021.

Формат 84×1081/16. Тираж 5 000 экз.

Печать офсетная. Бумага офсетная.

Заказ №____ Цена договорная.

ТОО «МЦФЭР–Казахстан». Юридический адрес:

050009, г. Алматы, ул. Шевченко, уг. ул. Радостовца, 165б/72г, офис 712.

Отпечатано в соответствии с предоставленными материалами в типографии ТОО РПИК «Print House Gerona», ул. Сатпаева, 30а/3, офис 124

Конфликты мешают сотрудникам продуктивно работать: вместо решения бизнес - задач люди тратят оплаченное время и энергию на споры. Обычным выговором проблему не решить – так вы только сильнее распалите вражду между коллегами.

Из статьи узнаете, когда HR должен вмешаться в конфликт. Покажем на примерах типичные ошибки и способы их решить, о которых журналу «Делопроизводство в Казахстане» рассказали ваши коллеги.

Кроме того, расскажем, как составить архивную опись документов личного происхождения.

А ещё поговорим об адаптации новичка. Расскажем о процедуре и поделимся тремя готовыми скриптами, которые вы можете взять в работу уже сейчас и свести текучесть на испытательном сроке к нулю.

Затем подскажем, как составить ценностное предложение кандидатам и показать, что вы компания мечты.

И в заключение попробуйте найти решение для бизнес - кейса и выиграйте приз от журнала «Делопроизводство в Казахстане».

Обратите внимание, что для вашего удобства журнал выходит в печатном и элек- тронном форматах. Оформить подписку на них можно на сайте www . e.delopro.mcfr.kz.

В электронной системе «ACTUALIS: Кадровое дело» размещено ещё больше актуальной и полезной информации.

Алла Ким, главный редактор,

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

В КАЗАХСТАНЕ ҚАЗАҚСТАНДА

ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУ

Издаётся с января 2007 года Периодичность – 1 раз в месяц

(4)

РЕДАКЦИЯЛЫҚ КЕҢЕС РЕДАКЦИОННЫЙ СОВЕТ

А. Ж. Карымсаков

директор РГУ «Центральный государственный архив»

Министерства культуры и спорта Республики Казахстан

А. Н. Нысанбаев

академик-секретарь Института философии, политологии и религиоведения Комитета науки Министерства образования и науки Республики Казахстан, академик НАН Республики Казахстан, доктор философских наук, профессор

В. П. Стремский

первый вице-ректор Института государственного и местного управления, кандидат исторических наук, профессор

Т. Н. Тойбаев

директор Республиканского государственного учреждения «Центральный государственный архив кинофотодокументов и звукозаписей»

Министерства культуры и спорта Республики Казахстан

З. Б. Агибетов

руководитель Департамента Комитета труда, социальной защиты и миграции Министерства труда и социальной защиты населения Республики Казахстан по Алматинской области

Р. С. Шимашева

руководитель управления по развитию языков, архивов и документации акимата

г. Алматы

А. А. Адельгужин

эксперт по документированию, управлению документацией и архивному хранению документов, г. Алматы

А. Ж. Қарымсақов

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігінің «Орталық мемлекеттік архиві» РММ директоры

Ә. Н. Нысанбаев

Қазақстан Республикасы Білім және ғылым министрлігі Ғылым комитетінің Философия, саясаттану және дінтану институтының академик-хатшысы, Қазақстан Республикасы ҰҒА-ның академигі, философия ғылымдарының докторы, профессор

В. П. Стремский

Мемлекеттік және жергілікті басқару институтының бірінші вице-ректоры, тарих ғылымдарының кандидаты, профессор

Т. Н. Тойбаев

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрлігі «Орталық мемлекеттік

кинофотоқұжаттар және дыбыстық жазба архиві» республикалық мемлекеттік мекемесінің директоры

З. Б. Агибетов

Қазақстан Республикасы Еңбек және халықты әлеуметтік қорғау министрлігі, әлеуметтік қорғау және көші-қон комитетінің Алматы облысы бойынша департаменті басшысы

Р. С. Шимашева

Алматы қаласы әкімдігінің Тілдерді дамыту, архивтер және құжаттама басқармасының басшысы

А. А. Адельгужин

құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және құжаттарды архивтік сақтау жөніндегі сарапшы, Алматы қ.

(5)

МАЗМҰНЫ

Іс қағаздарын жүргізушінің кітапханасы

ЖҰМЫС УАҚЫТЫН ЕСЕПКЕ АЛУ ТАБЕЛІН ЖҮРГІЗУ ТӘРТІБІ ТУРАЛЫ БҰЙРЫҚТЫҢ ҮЛГІСІ

Эмблемасы, логотип, тауар белгісі (қызмет көрсету

белгісі)

«Альтаир»

жауапкершілігі шектеулі серіктестігі

Товарищество с ограниченной ответственностью

«Альтаир»

БҰЙРЫҚ 2021 жылғы 20 қыркүйек Нұр-Сұлтан қаласы

ПРИКАЗ

№ 39-К

город Нур-Султан Жұмыс уақытын есепке алу табелін жүргізу тәртібі туралы

Жұмыс уақытын есепке алуды қамтамасыз ету мақсатында Қазақстан Республикасының 2015 жылғы 23 қарашадағы № 414-V Еңбек кодексінің 79-бабына сәйкес БҰЙЫРАМЫН:

1. Жұмыс уақытын есепке алу табелін жүргізуге жауапты «Альтаир» ЖШС кадр лар бөлімінің маманы Айманова Жәмиля Маратқызы тағайындалсын.

2. Кадрлар бөлімі барлық жұмыс уақытын есепке алу табельдерін тексеріп, оларды жалақыны есептеу үшін бухгалтерияға әр айдың 30-күнінен кешіктірмей уақтылы берілуін қамтамасыз етсін.

3. Жұмыс уақыты шығындарының шартты белгілері бар жұмыс уақытын есепке алу табелінің нысаны бекітілсін.

4. Осы бұйрықпен барлық мүдделі тұлғалар таныстырылсын.

5. Осы бұйрықтың орындалуын бақылау «Альтаир» ЖШС кадрлар бөлімінің бастығы Бегенова Әлия Асхатқызына жүктелсін.

Қосымша: жұмыс уақыты шығындарының шартты белгілері бар жұмыс уақытын есепке алу табелінің нысаны.

Бас директор Абдиев И. Абдиев

М. О.

Бұйрықпен таныстық:

Кадр бөлімінің бастығы Бегенова А. Бегенова Күні Кадр бөлімінің маманы Айманова Ж. Айманова Күні

№ ____ іске

Орындаушының Т. А. Ә.

Күні

(6)

Библиотека образцового делопроизводителя

ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ТАБЕЛЯ УЧЁТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Эмблема, логотип, товарный знак

(знак обслуживания)

«Альтаир»

жауапкершілігі шектеулі серіктестігі

Товарищество с ограниченной ответственностью

«Альтаир»

БҰЙРЫҚ 20 сентября 2021 года Нұр-Сұлтан қаласы

ПРИКАЗ

№ 39-К

город Нур-Султан О порядке ведения табеля учёта рабочего времени

В целях обеспечения учёта рабочего времени в соответствии со статьёй 79 Трудового кодекса Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года № 414-V ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить ответственным за ведение табеля учёта рабочего времени спе- циалиста отдела кадров ТОО «Альтаир» Айманову Жамилю Маратовну.

2. Отделу кадров осуществлять проверку всех табелей учёта рабочего време- ни и обеспечивать их своевременную сдачу в бухгалтерию для расчёта заработ- ной платы не позднее 30-го числа каждого месяца.

3. Утвердить форму табеля учёта рабочего времени с условными обозначе- ниями видов затрат рабочего времени.

4. С настоящим приказом ознакомить всех заинтересованных лиц.

5. Контроль над исполнением настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров ТОО «Альтаир» Бегенову Алию Асхатовну.

Приложение: форма табеля учёта рабочего времени с условными обозначе- ниями видов затрат рабочего времени.

Генеральный директор Абдиев И. Абдиев

М. О.

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров Бегенова А. Бегенова Дата Специалист отдела кадров Айманова Ж. Айманова Дата

В дело № ____

Ф. И. О. исполнителя Дата

(7)

МАЗМҰНЫ

Келесі нөмірден оқитындарыңыз:

Архивте жоғалтып алған істерді қалай іздеу керек және олардың жоғалып кеткенін қандай құжаттармен ресімдейміз

Іскерлік қатынастарды смайлмен және «сен»

деп жүгіну арқылы бұзып алмау. Әріптестермен хат алмасу қағидалары

Жоғары деңгейдегі жауапкершіліктен

құтылып, демалуға қалай ниеттенуге болады

Шартты белгілер

АРХИВ ІСІ

А. Адельгужин

Жеке тұлғалар құжаттарының архивтік тізімдемесін

қалай жасау керек ... 7 АҚПАРАТТЫҚ ТЕХНОЛОГИЯЛАР

Н. Артонкина

Деректерді енгізу нысанын жасаймыз:

қарапайым пайдаланушыларға арналған

жетілдірілген әдіс ... 11 ПЕРСОНАЛДЫ ТАҢДАУ ЖӘНЕ БЕЙІМДЕУ

Бейімдеу сұхбаттары:

сынақ мерзімінде тұрақсыздықты нөлге дейін төмендету үшін берілетін дайын скриптер ... 19 БАСҚАРУ ПСИХОЛОГИЯСЫ

HR жанжалға араласуы керек болғанда.

Қызметкерлер арасындағы сегіз даулы жағдай

және оларды шешу әдістері ... 25 ПЕРСОНАЛДЫҢ ТИІМДІЛІГІ

Үміткерлерге құнды ұсыныс.

Армандағы компания екеніңізді қалай

көрсетуге болады ... 34 КӘСІБИ ШЕБЕРЛІК МЕКТЕБІ

А. Тыналин

«Қызмет көрсету туралы шартты бұзу жөніндегі

келісімді жасаймыз» кейсі ... 44 ПСИХОЛОГИЯЛЫҚ ПРАКТИКУМ

А. Верещагина

Кейінге қалдырылған өмір синдромы:

кәзір өмір сүріңіз ... 46 КӘСІБИ СЕРПТУ СӘТІ

А. Верещагина

«Сіз прокрастинаторсыз ба?» тесті ... 49 ЖАДЫНАМАЛАР ЖӘНЕ ШПАРГАЛКАЛАР

Кез келген жанжалды HR қалай шешу керек ... 51

(8)

СОДЕРЖАНИЕ

АРХИВНОЕ ДЕЛО А. Адельгужин

Как составить архивную опись документов

личного происхождения ... 52 ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

Н. Артонкина

Создаём формы для ввода данных: продвинутый

способ для обычных пользователей ... 56 ПОДБОР И АДАПТАЦИЯ

Адаптационные беседы: готовые скрипты, чтобы свести текучесть на испытательном

сроке к нулю ... 64 ПСИХОЛОГИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Когда HR должен вмешаться в конфликт.

Восемь спорных ситуаций между сотрудниками

и способы их решить ... 70 ЭФФЕКТИВНОСТЬ ПЕРСОНАЛА

Ценностное предложение кандидатам.

Как составить и показать, что вы компания мечты ... 79 ШКОЛА ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО РОСТА

А. Тыналин

Кейс «Составляем Соглашение о расторжении

договора об оказании услуг» ... 89 ПСИХОЛОГИЧЕСКИЙ ПРАКТИКУМ

А. Верещагина

Синдром отложенной жизни: живите сейчас ... 91 ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ РАЗМИНКА

А. Верещагина

Тест «Вы прокрастинатор?» ... 94 ПАМЯТКИ И ШПАРГАЛКИ

Как HR-у решить любой конфликт ... 96 Читайте

в следующем номере:

Как искать пропавшие дела в архиве и какими документами оформить их утрату

Как не разрушить деловые отношения смайлом и обращением на «ты». Правила

переписки с коллегами

Как найти в себе желание отдыхать и избавиться от

гиперответственности

Условные обозначения

(9)

АРХИВ ІСІ

«

»

А. Адельгужин, құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және құжаттарды архивтік сақтау жөніндегі сарапшы, Алматы қ.

Ж еке тұлғалар

құжаттарының архивтік тізімдемесін қалай жасау керек

Журналдың өткен сандарында біз жеке тұлғалардың құжаттары туралы мақалалардың топтамасын жарияладық: құжаттардың түпнұсқалығын сипаттау, олардың құндылығы мен жүйелеу әдістерін анықтау, мемлекеттік архивке қалай түсетіні туралы.

Осындай көп еңбекті талап ететін жұмыс жасалғаннан кейін, қорытындысын жасау ғана қалды: жеке тұлғалар құжаттарының қауіпсіздігі мен бүтіндігін қамтамасыз ету үшін – олардың архивтік тізімдемесін жасаймыз. Мұны барлық қағидаларға

Журналдың өткен сандарында біз жеке тұлғалардың құжаттары туралы мақалалардың топтамасын жарияладық: құжаттардың түпнұсқалығын сипаттау, олардың құндылығы мен жүйелеу әдістерін анықтау, мемлекеттік архивке қалай түсетіні туралы. Осындай көп еңбекті талап ететін жұмыс жасалғаннан кейін, қорытындысын жасау ғана қалды: жеке тұлғалар құжаттарының қауіпсіздігі мен бүтіндігін қамтамасыз ету үшін – олардың архивтік тізімдемесін жасаймыз. Мұны барлық қағидаларға сәйкес қалай жасау керектігін архив ісінің маманы айтып береді.

Архивтік тізімдеме неден тұрады, оны қалай ресімдеу керек

Жеке тұлғалар құжаттарының архивтік тізімдемесі сараптамалық-тексеру комиссиясы (бұдан әрі – СТК) бекіткен белгіленген нысандағы жеткізу парағы негізінде құрастырылады (қосымша).

Ол сипаттаушы баптардан, қорытынды жазбадан және анықтамалық аппараттан тұрады (титулдық бет, мазмұны, алғы сөз, көрсеткіштер). Тізімдеме төрт данада басылып шығарылады, оның біреуі қор жасаушыға беріледі.

Тізімдеменің негізгі мазмұны сипаттаушы баптардан тұрады, оның ішінде:

1) сақтау бірліктерінің реттік нөмірлері;

2) сақтау бірліктерінің тақырыптары;

3) құжаттарды қабылдау мерзімдері;

4) парақтар саны;

5) құжаттардың саны;

6) ескерту.

(10)

АРХИВ ІСІ

Сипаттаушы баптар арасында – бір жол, бөлімдер арасында 2–3 жоларалық интервал қалдыру керек. Бөлімдердің атауларын бас әріппен теруді ұсынамыз.

Сақтау бірлігінің тақырыбы тізімдемеге мұқабадан толық аударылады. Біртек- ті материалдары бар сақтау бірліктерінің тақырыптарын біріздендіру керек.

Тізімдеменің соңында, соңғы сипаттаушы баптан кейін, қорытынды жазба жасалады, онда сіз тізімдемеге енгізілген сақтау бірліктерінің санын, олардың соңғы нөмірлерін және құжаттардың санын көрсетуіңіз керек (санмен және жазумен). Тізімдемеге оны құрастырушы адам, өзінің лауазымын, аты-жөнін және тегін көрсете отырып, қол қояды.

Егер тізімдемеге фотосуреттер, бейнеқұжаттар кірсе, олардың саны соңғы жазбада көрсетіледі.

Осы тізімдемеге № 1 құжаттан бастап № 22, 67 (алпыс жеті) құжатқа дейін 22 (жиырма екі) сақтау бірлігі, оның ішінде 5 (бес) фотоқұжат (түрлі-түсті позитивтер) енгізілді.

Тізімдеменің титулдық парағын құрастырады, оған келесі мәліметтер орналас- тырылады:

1) мемлекеттік архивтің ресми атауы;

2) архив қорының атауы;

3) архив қорының нөмірі;

4) тізімдеменің нөмірі мен атауы;

5) тізімдемеге енгізілген құжаттардың мерзімі.

Егер қор құрушы бір жеке тұлға болса, тізімдемедегі құжаттар жеке тұлғалардың құжаттарын жүйелеудің үлгілік схемасына сәйкес реттеледі.

Мемлекеттік архивтер үшін ең ықтимал нұсқасы ұсынған құжаттардың аздығына байланысты бірнеше адамның құжаттары бір архив қорына біріктірілген кездегі нұсқа болып табылады. Бұл жағдайда әрбір адамға іс жүзінде құжаттарды үлгілік схемаға сәйкес жүйелендірмеген бірыңғай тізімдеменің дербес бөлімі жасалады.

Архивтік тізімдеменің анықтамалық аппараты: әр нәрсесі маңызды

Жеке тұлғалар құжаттарының тізімдемесіне титулдық парақ, кіріспе және атау- лы көрсеткішін жасайды. Көлемі бойынша үлкен тізімдемеге мазмұнын жасайды.

Жеке тұлғалар құжаттарының архивтік қорына тарихи анықтама дайындайды.

Архив қорына тарихи анықтама қор жасаушының тарихы мен архив қорының тарихы туралы ақпараттан тұрады.

Жеке тұлғалар құжаттарының архивтік қорының жасаушысы туралы мәліметтерге оның қысқаша өмірбаяндық деректері кіреді (тегі, аты, әкесінің аты, бүркеншік аты, қыз кезіндегі аты, өмір сүрген уақыты, мамандығы, қызметтік және қоғамдық қызметі туралы деректер). Отбасының архивтік қоры үшін туыстарының әрқайсысы туралы ұқсас мәліметтер береді. Біріккен архив қоры үшін жалпы тарихи анықтама жасалады.

Архив қорының тарихы бойынша мәліметтерге мыналар кіреді: 1) оның архивке түскен күні;

2) архив құжаттарының көлемі мен мерзімдері;

(11)

АРХИВ ІСІ

3) олардың сақталу дәрежесі;

4) қалыптастыру, сипаттау және жүйелеу ерекшеліктері;

5) архив қорының құрамы мен көлемінің өзгеруі және олардың себептері туралы, басқа ұйымдардың немесе тұлғалардың архив құжаттарының болуы туралы мәліметтер (қор кірістері);

6) архив қорына арналған ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы туралы.

Архивтік топтама үшін оның жасалу уақыты, шарттары, себептері;

қалыптастыру қағидаттары; мемлекеттік архивке келіп түсер алдындағы топтаманың орналасқан жері; құрастырушы туралы мәліметтер беріледі.

Құжаттардың әрбір тізімдемесі үшін алғысөз құрастырылады. Алғысөзде қысқаша:

1) қор жасаушы мен архив қорының тарихы;

2) құрам туралы аңдатпа мен архив құжаттарының мазмұны (сақтау бірліктерінің/құжаттардың түрлері, түрлілігі, мазмұны бойынша типтік топтарын ерекше көрсету);

3) тізімдемеге арналған анықтамалық аппараттың құрамы айтылады.

Құжаттары біріккен архив қорына (құжаттардың архивтік топтамасы) енгізілген әрбір адамның тізімдемесіне жеке алғысөздерді құрастыру кезінде архивтік қордың (топтаманың) тарихы туралы барлық жалпы деректер архивтік қордың (архивтік топтаманың) тарихи анықтамасында келтіріледі.

Біріккен архив қорында (құжаттардың архивтік топтамасына) бірнеше тұлғалар құжаттарының шағын кешендері бір тізімдемеге бөлек бөлімдермен енгізілгенде, архив қорына жалпы алғысөз жазады.

Жеке тұлғалар құжаттарының архив қорларының атау көрсеткішіне қор жасаушылар болып табылатын барлық адамдар туралы, сондай-ақ құжаттары жеке тұлғалар құжаттарының қорына енгізілген басқа адамдар туралы мәліметтер кіреді.

Каталогтау объектісі адам болып табылады, яғни әр адамға карточка жасала- ды. Карточкаға келесі мәліметтер енгізіледі:

1) адамның тегі, аты, әкесінің аты;

2) оның мамандығы, жұмыс орны, атағы, ғылыми дәрежесі;

3) архив қорының негізгі құжаттары;

4) архив қорының атауы мен нөмірі, сілтемелік деректер, құжатты көрсету әдісі.

Нысанын мемлекеттік архив анықтайтын карточкаға құрастырушы қол қояды және оның күні жазылады.

Архив қорына енгізілген барлық жеке тұлғалар құжаттарына, фото және бейнеқұжаттарға тақырыптық карточкалар жасалады, олар атаулы көрсеткіште, және фотоқұжаттар, бейнеқұжаттар картотекасында да орналастырылады.

Архив ісі білімнің үлкен тізімдемесін қамтиды – бұл құжаттарды ұйымдастыру, оларды сақтау, ғылыми-анықтамалық аппарат құру және оларды пайдалану ғана емес, сонымен қатар мәдени-ағартушылық міндеттерді шешу, тарихи әділеттілікті қалпына келтіру және тағы басқалар. Әрбір жаңа мақалада өзіңізге пайдалы кеңестерді ғана емес, сонымен қатар қызықты фактілерді таба аласыз. Хабарландыруларды бақылап отырыңыз.

(12)

АРХИВ ІСІ

Қосымша БЕКІТЕМІН

Мемлекеттік архив директоры (мемлекеттік архивтің ресми атауы) _____________ Қолтаңбаның толық жазылуы (қолтаңба)

Күні

Жеке тұлғалар құжаттарын тапсыру тізімдемесінің нысаны

Құжаттардың тапсыру тізімдемесі _______________________________________________________________________

(құжаттардың иесі болып табылатын азаматтың Т. А. Ә.)

р/с Құжаттардың иесі қалыптастырған құжаттың

немесе сақтау бірлігінің тақырыбы

Құжаттың, сақтау

бірлігінің күні Құжаттардың сақтау бірлігіндегі

саны

Ескертпе

1 2 3 4 5

Осы тізімдемеге барлығы ______________________________ құжат енгізілді,

(санмен және жазумен)

Оның ішінде:

Фотоқұжаттар_______________________________________________________________

(санмен және жазумен)

бейнеқұжаттар______________________________________________________________

(санмен және жазумен)

заттар (адамның өмірбаянына немесе қызметіне байланысты заттар: медальдар, ордендер, суреттер, баспалар, сувенирлер және т. б. )___________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________

(заттардың атауы, оларды саны, санмен және жазумен) Құжаттарды қабылдаған

тұлғаның лауазым атауы _________________ Қолтаңбаның толық жазылуы (қолтаңбасы)

Күні

Жергілікті атқару органының (орталық мемлекеттік архивтің) СТК _______жылғы «___»_______

№__хаттамасымен КЕЛІСІЛГЕН

А4 (210Х297) форматы

(13)

АҚПАРАТТЫҚ ТЕХНОЛОГИЯЛАР

«

»

Н. Артонкина,

«НФП Бизнес решения» ЖШҚ Ұйымдастырушылық және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің бастығы, Мәскеу қ.

Д еректерді енгізу нысанын жасаймыз:

қарапайым

пайдаланушыларға

арналған жетілдірілген әдіс

Журналымыздың алдыңғы нөмірінде ақпараттық технологиялар сала- сы ның сарапшысы сіздерге деректер қорын немесе «ақылды кесте лерді»

құруды үйретті. ІТ-сабақтарымызды жалғастырамыз: жаңа мақалада деректерді енгізу нысандарын қалай жасау керектігін түсіндіреміз және көрсетеміз. Бұл жетілдірілген әдіс сіздің жұмысыңызды тездетеді және қателерді болдырмауға көмектеседі.

Әдетте, біз белгілі бір деректерді тікелей кестеге енгіземіз. Дегенмен, басқа қателіктерден аулақ болуға көмектесетін басқа да жетілдірілген әдіс бар. Ол үшін жеке парақта деректерді енгізудің арнайы формасын жасаймыз, олар содан кейін Сатып алулар кестесіне

«түседі» (1-сурет).

Бөлек парақта форма жасау үшін форманың атауын

Күні Атауы Саны Бағасы Тапсырыс

беруші Қараша Қалам, шарикті

қызыл 4 180 Хаттама

бөлімі

Қараша Степлер 2 300 Хаттама

бөлімі

Желтоқсан Қағаз, А3 2 1 200 Заң бөлімі

Желтоқсан Қағаз, А4 5 1 000 Заң бөлімі

1-сурет. Сатып алулар

(14)

АҚПАРАТТЫҚ ТЕХНОЛОГИЯЛАР

көрсетеміз, содан кейін деректерді А бағанына енгіземіз (2-сурет):

A3 – Күні;

A5 – Тапсырыс беруші;

А7 – Атауы;

A9 – Саны;

А11 – Бағасы;

A13 – Құны.

Енді В бағанына тоқталайық.

В3 ұяшығында жаңартылған ағымдағы уақытты алу үшін

ТДАТА ( ) немесе

СЕГОДНЯ (егер уақыт қажет бол- маса) ( ) функциясын қолдану қажет.

B5 және B7 ұяшықтары ашыл- малы тізімдерді пайдаланады.

Еске салайық, Данные – Проверка данных командасы ашылмалы тізімдер жасауға көмектеседі.

Деректер түрін Список көрсетуіңіз керек, содан кейін Источник өрісінде ПРАЙС кестесіндегі Наименование бағанының сілтемесін (B7 ұяшығы үшін) (3-сурет) және ЗАКАЗЧИКИ кестесіндегі Заказчик бағанына сілтемені көрсету керек (А5 ұяшығына арналған) ) (4-сурет).

Мұнда ДВССЫЛ функциясы қажет, себебі MS Excel Источник көзіндегі ақылды кестелерге тікелей сілтемелерді «түсінбейді», сондықтан көмекке осы функция келеді.

2-сурет Сатып алулар туралы деректерді енгізу нысаны

3-сурет 4-сурет

(15)

АҚПАРАТТЫҚ ТЕХНОЛОГИЯЛАР

Біздің нысанда В11 ұяшығында ашылмалы тізімнен таңдалған өнімнің бағасын көрсету керек (ПРАЙС кестесінен). Бұл ВПР (=ВПР(B7;Прайс;3;0) функциясы арқылы жасалады, мұнда:

В7 – қажетті мән (функция өнім көрсетілген нысанның ұяшығына «жүгінеді»);

Прайс – В7 нысанның ұяшығында көрсетілген өнімді іздеуге «жүгінетін»

кестенің атауы;

3 – ПРАЙС кестесіндегі бағанның нөмірі, онда тауарлардың құны көрсетілген (біздің мысалда бұл С бағаны, яғни 3);

0 – іздеу тек дәл сәйкестіктерге рұқсат етілгенін білдіреді. Егер функция ПРАЙС кестесінде көрсетілген өнімді таппаса, онда ол қатені #Н/Д көрсетеді.

ВПР функциясының логикасы

Біз ВПР функциясы туралы айтып отырғандықтан, осы функцияны толығырақ қарастырайық.

Бізде екі кесте бар делік: Заказ және Прайс-лист (5-сурет).

Бізге «Прайс-лист» кестесіндегі деректерді (Н бағанынан

«Цена за шт») «Цена за шт» бағанына (D бағаны) қосу керек.

Бұған бізге ВПР функциясы көмектеседі. Функция логикасы келесідей: ол екі кестеде де тік іздеуді (жоғарыдан төменге) бастайды. Функция

«Прайс-лист» кесте сіндегі «Заказ» кестесінен әр мәнді іздейді. Іздеу «Карандаш»

мәнінен басталады (В3 ұяшығы). Функция бұл мәнді «Прайс-лист» кестесінен тапқаннан кейін (бұл G3 ұяшығы болады), ол көрші ұяшықтың (H3) мазмұнын D3 ұяшығына «ауыстырады». Функцияның сипаттамасы функцияның өзіне қарағанда күрделірек көрінеді.

Формуланы енгізетін ұяшықты таңдаймыз. Бұл D3 ұяшығы болады. Әрі қарай, Формулы қойындысында Вставить функцию командасын басамыз (6-сурет). Диалогтық терезе ашылады. ВПР функциясы Ссылки и массивы 5-сурет

6-сурет Функцияны қою

(16)

АҚПАРАТТЫҚ ТЕХНОЛОГИЯЛАР

санатында орналасқан (7-сурет). Біздің функ- цияны таңдап, OK түймесін басыңыз. Сондай-ақ, Shift+F3 пернелер тіркесімін Вставка функции диалогтық терезесін ашу үшін пайдалануға болады.

Аргументы функции диалогтық терезесі ашылады (8-сурет). Соны толтырамыз.

Искомое значение – бұл баға тізімінің (прайс- лист) H бағанында функция табуы тиіс өнімнің атауы. Біздің мысалда бұл B3 ұяшығындағы «Ка- рандаш» сөзі болады.

Таблица – бұл функция Искомые значения іздейтін кесте. Бұл – Прайс-лист. Біз Прайс- листтің ауқымын Таблица өрісінде көрсетуіміз керек (оны тінтуірмен таңдау жеткілікті, ауқымы бірден өрісте көрсетіледі). Біздің мысалда ауқымы: G3:H15. БІРАҚ! Ауқымды көрсеткеннен кейін бірден F4 пернесін басыңыз. Ауқымына сілтеме абсолютті болуы керек, әйтпесе формуланы көшіргенде, ол төмен түсіп кетеді! F4 пернесін басу арқылы сілтемені $ белгілерімен бекітеді, осылайша оны абсолютті етеді. Егер ауқыммен жұмыс істеу ыңғайсыз деп тапсаңыз, Прайс-лист ауқымына атау беріп, содан кейін формулада осы атауды ғана көрсете аласыз.

Оны істеу оңай. Бірақ оны функцияны енгізер алдында, яғни Аргументы функции диалогтық терезесін ашпас бұрын жасаған ыңғайлы.

Сонымен, кестенің атауы мен G3:H15 кіріспесінен басқа, Прайс-листтің ауқымын таңдаңыз.

CTRL+F3 пернелерінің үйлесімін басы- ңыз. Осылайша, сіз Диспетчер имён диалог тік терезесін ашасыз (9-сурет). Создать ко мандасын басыңыз.

Создание имени диалог терезесі ашылады (10-сурет). Бұл ауқымды қарапайым түрде ПРАЙС деп атаймыз (атауын жазғанда бос орын болмау керек!). ОК басамыз. Атау берілді.

Закрыть командасын басамыз (11-сурет).

7-сурет. «Ссылки и массивы» санаты

8-сурет. Аргументы функции

(17)

АҚПАРАТТЫҚ ТЕХНОЛОГИЯЛАР

ВПР функциясын пайдаланып, формула құру

Сонымен, Таблица өрісін толтырып, сіз енді ауқымды немесе оған берілген атауды (ПРАЙС) көрсетуіңізге болады (12-сурет).

Бұдан әрі Аргументы функции өрісін тол- тырамыз.

Номер_столбца – бұл Прайс-лист кестесіндегі бағанның реттік нөмірі (әріп емес!), одан функция баға бойынша мәліметтерді алады. MS Excel логикасында «Прайс-лист» кестесі екі бағаннан тұрады: «Наименование» (G) және «Цена за шт» (H).

«Наименование» (G) бағаны – 1 және «Цена за шт»

(H) бағаны – 2. Сондықтан Номер_столбца өрісінде 2 көрсету керек, себебі дәл осы бағаннан баға туралы мәліметтерді алу қажет. .

Интервальный_просмотр – бұл өрісте ЛОЖЬ (Жалған) немесе ИСТИНА (Ақиқат) деп көрсетуге болады. Бұл іздеу түрлері. ЛОЖЬ (Жалған) – дәл сәйкестікті табуды, ал ИСТИНА (Ақиқат) болжамды сәйкестікті білдіреді.

Аргументтерді енгіздік, ОК түймесін басыңыз (12-сурет). Енді формуланы кестенің қалған ұяшықтарына көшіру ғана қалады. «Цена за шт»

бағаны толтырылды (13-сурет). Ал «Итоговая стоимость» бағанындағы мәліметтер де формула бойынша есептелгендіктен, олар «есептелді».

10-сурет. Создание имени

11-сурет. Диспетчер имён

12-сурет. Аргументы функции

13-сурет. Заказ

(18)

АҚПАРАТТЫҚ ТЕХНОЛОГИЯЛАР

ГПР функциясының логикасы

Енді ГПР функциясын қарастырайық. Функция логикасы ВПР функциясымен бірдей. Тек мәндер көлденеңінен ізделеді. ГПР функциясы әлдеқайда аз қолданылады. Оның себебі – қарапайым. Кестедегі мәліметтер тігінен енгізіледі;

14-сурет. ГПР функциясын пайдаланып, формула жасау

15-сурет. Вставка функции

16-сурет. Аргументы функции

көлденең кестелер ыңғайсыз. Алайда, ГПР ыңғайлы болатын жағдайлар болуы мүмкін. Бізде тағы да екі кесте бар ((«Заказ» және «Прайс-лист»), бірақ қазір олар басқаша көрінеді (14-сурет).

ГПР функциясын қолданып формула құрайық.

Курсорды B5 ұяшығына жылжытыңыз. Содан кейін басыңыз: Формулы – Вставить функцию. Вставка функции диалог терезесі ашылады (15-сурет). Енді Ссылки и массивы санатында ГПР-ді таңдау керек.

OK түймесін басыңыз.

Ашылған диалог терезесінде функция Аргументы функций өрісін толтырыңыз (16-сурет ). Бұл қағидат ВПР-мен бірдей. Тек іздеу жүргізілетін кесте ауқымы ғана ерекшеленеді. Ауқымы келесідей болады:B9:K10. Бұл ауқымға атау беруге болады. Кесте ауқымы алдыңғы мысалдан өзгеше болғандықтан, жаңа атау қажет.

Аргументтерді толтырғаннан кейін ОК түймесін басыңыз.

B13 ұяшығына (Стоимость): =B9*B11 формула- сын енгізу ғана қалды (санын бағаға көбейту).

Осылайша, қолмен енгізу арқылы бұл формаға тек сатып алынған тауарлардың көлемі енгізіледі (В9 ұяшығы). Қалған деректер ашылмалы тізімнен енгізіледі немесе формулалар көмегімен автоматты түрде толтырылады. Бұл қателіктер санын едәуір төмендетеді.

(19)

АҚПАРАТТЫҚ ТЕХНОЛОГИЯЛАР

Сатып алуларды енгізу үшін макросты қосу

Нысандағы мәліметтер толтырылды. Енді оларды Закупки кестесіне

«тапсыру» керек. Бізге макростар қажет. Алдымен 20-жолға (форманың астында) бірнеше сілтеме қосамыз, сонда төмендегідей жол шығады:

15.12.2019 20:09 Степлер 2 300,00 Протокольныйотдел A20 ұяшығында – B3 ұяшығына, B20 ұяшығында – B7 ұяшығына, С20 ұяшығында – В9 ұяшығына, D20 ұяшығында – В13 ұяшығына, Е20 ұяшығында В5 ұяшығына сілтеме жасаймыз.

Содан кейін 20 жолдағы деректерді көшіріп, ЗАКУПКИ кестесіне қосып отыратын күрделі емес макросты енгіземіз.

17-сурет. Visual Basic редактордың терезесі

18-сурет. «Разработчик» қойындысы

Alt+F11 пернелерін басу қажет. Редактордың ашылған Visual Basic терезесінде жаңа бос модульді Insert – Module мәзірі арқылы енгізіп, макростың кодын қосамыз (17-сурет):

Жасалған формаға соңғы жазба – ЗАКУПКИ кестесіндегі 20-жолдан деректерді тасымалдауға арналған түйме. Ол үшін Разработчик қойындысына өтіп, оған Вставить командасын басамыз (18-сурет).

Түймешіктің нысанын тінтуірдің көмегімен салу керек. Біздің түйме тіктөртбұрышты болады. Оның суретін салғаннан кейін MS Excel оған қандай макросты тағайындау керектігін «сұрайды». Біздің Add_Sell макросын көрсетуіміз керек. Түймешіктегі мәтінді тінтуірдің оң жақ түймесімен басып, Изменить текст командасын таңдау арқылы өзгерте аласыз. Біздің түйме Внести деп аталады.

Жасалған нысан келесідей болады (19-сурет):

(20)

АҚПАРАТТЫҚ ТЕХНОЛОГИЯЛАР

Бұдан былай, нысанды толтырып, тек Внести түймешігін басу керек, сонда ЗАКУПКИ кестесінде деректер көрінеді. Содан кейін нысан тазарады (20-сурет).

Бір қарағанда, сипатталған деректерді енгізу процесі тым күрделі деп ойлауыңыз мүмкін. Қорытынды жасауға асықпаңыз. Функция лардың си- паттамасы кейде функцияның өзіне қарағанда, күрделірек көрінеді. Мұны көру үшін қолданып көріңіз.

19-сурет. Сатып алулар туралы

деректерді енгізу нысаны 20-сурет

(21)

ПЕРСОНАЛДЫ ТАҢДАУ ЖӘНЕ БЕЙІМДЕУ

Б ейімдеу сұхбаттары:

сынақ мерзімінде

тұрақсыздықты нөлге дейін төмендету үшін берілетін

дайын скриптер

Образец статьи https://e.hr - director . ru/729962

ПРОМОАНОНС: Жаңадан келген жұмыскердің бейімделуі қашан басталады?

Процесс үміткер жұмысқа ұсыныс алғаннан кейін басталады. Осы сәттен бастап HR қызметкердің жұмыс режиміне ауыртпалықсыз еніп, нәтижеге қол жеткізуін қамтамасыз ету үшін жұмыс істейді. Біздің компанияда HR-қызмет жаңадан келгендерге бейімделуге және сынақ мерзімінен кейін тұрақсыздықты азайтуға көмектесетін көптеген құралдарды пайдаланады.

Бүкіл процестің өзегі – бейімдеу сұхбаттары. Мақалада жұмысыңызда қолдануға болатын үш дайын скриптімен бөлісемін.

«

»

Жаңадан келген жұмыскердің бейімделуі жұмыстың бірінші күнінен басталады ма? Жоқ. Процесс үміткер жұмысқа ұсыныс алғаннан кейін басталады. Осы сәттен бастап HR қызметкердің жұмыс режиміне ауыртпалықсыз еніп, нәтижеге қол жеткізуін қамтамасыз ету үшін жұмыс істейді. Біздің компанияда HR-қызмет жаңадан келгендерге бейімделуге және сынақ мерзімінен кейін тұрақсыздықты азайтуға көмектесетін көптеген құралдарды пайдаланады. Бірақ бүкіл процестің өзегі – бейімдеу сұхбаттары. Рәсім туралы айтып беремін және дәл қазір жұмысыңызда қолдануға болатын үш дайын скриптімен бөлісемін.

Бейімдеу сұхбаттарын не үшін өткізу керек

Біздің компанияда жаңадан келгендермен бейімдеу сұхбатын өткізу бейімдеудің маңызды элементі болып табылады. Олар HR мен басшыға жаңа қызметкерден үздіксіз кері байланыс алуға көмектеседі. Менеджер мен персонал жөніндегі басқарушы жаңадан келген адамның проблемаларын уақытында анықтайды. Демек қызметкердің сынақтан өтпей қалуы мүмкін қауіптерді: қақтығыстарды, түсініспеушіліктерді және жаңа жұмыс орнындағы қиындықтарды жояды дегенді білдіреді. Қызметкер жұмыс процесіне тез қосылады және тиімді жұмыс істей бастайды.

Ақпарат көздері

СӘЙКЕС КЕЛЕТІН ҚҰЖАТТАР

Но быть просвещен- ным означает для него всегда отдавать отчет о том, было бы то, что намереваются сделать, с причинами, которые нашли для этого,

Глобализация университетов может подра- зумевать не только экономическую конку- рентоспособность системы образования, но и образование как свободное самоопределение

«Внедрение новых технологий, таких как токен и блокчейн, и связанных с ними новых видов деятельности, таких как майнинг, в правовое поле необходимо

В данном контексте антикризисные меры Правительства явились неким буфером для смягчения ударов мирового экономического кризиса, но, как показывает практика этого

этого 3) стягивается в цельнооформленную лекси- ческую единицу [8, с.44]. Конденсируемая в термине информация расшифровывается, декодируется дефи- ницией,

Для изученных населенных пунктов на северо-западе Павлодарской области установлен спектр элементов с нормальным распределением в волосах детей.. Для

Если для окружающих человек не более, чем набор социальных ролей, с ним вступают во взаимодействие только как с одномерным человеком, а не как с

С другой стороны, полные делеции определенных AZF регионов были связаны с различными нарушениями сперматогенеза, такими как при делеции локусов